در طی چند وقت اخیر مدیریت مجتمع های تجاری به منظور تسهیل فرایند مدیریت ، از حسابدارهای متمرکز در مجتمع بهره گرفته و تلاش می کنند به صورت مدون و اصولی مسائل مالی را پیش ببرند. با وجود اینکه تا پیش از سال 1395 استفاده از حسابدارها در ایران بسیار متداول بود ولی امروزه این مسئله با ظهور نرم افزارهای یکپارچه مدیریت ساختمان از میان رفته و مدیران تلاش می کنند با استفاده از این ابتکارهای جدید فرایند حسابداری در مجتمع های تجاری را پیش ببرند. در اصل نرم افزارهای حسابداری مجتمع های تجاری امروزه به عنوان یک جایگزین رایگان در نظر گرفته می شوند که به مدیران کمک می کنند مسائلی مانند پرداخت قبوض ، محاسبه هزینه شارژ ، محاسبه جریمه دیرکرد پرداخت شارژ و هزینه شارژ واحدهای تجاری خالی را انجام دهند. امروز در وب سایت هومتیک قصد داریم با شما نگاهی به بحث حسابداری مجتمع های تجاری بیاندازیم.
برای مدیریت مجتمع های تجاری چه اصولی وجود دارد؟
از آنجایی که فرایند مدیریت مجتمع تجاری شامل مسائل مالی پیچیده ای می باشد مدیران باید از ابزار و راهبردهای بسیار متنوعی بهره بگیرند. علاوه بر بحث حسابداری که آن را می توان به عنوان اصلی ترین بخش مدیریت مجتمع های تجاری عنوان کرد در طی چندین سال اخیر مسائل نوینی نیز وارد عرصه شده اند که در این بخش به آن ها نگاهی می کنیم.
مدیران یک مجتمع تجاری بایستی با اصول مدیریت مجتمع های تجاری و نیازهای اساسی آن آشنا باشند تا بتوانند بهترین خدمات را ارائه داده و مشتریان را جذب کنند. همچنین برآورد هزینه ها نیز باید به شکل درست انجام شود. برای این که مدیریت و بهره برداری از یک مجتمع تجاری به شکل درست انجام شود و سبب رونق گرفتن و پیشرفت آن شود،باید با چند عنوان مهم در این زمینه آشنایی داشته باشید که به شرح زیر است:
- منطقه بندی مرکز تجاری
- تبلیغات و بازاریابی مرکز تجاری
- خدمات و امکانات موجود در مرکز تجاری
- مدیریت مالی و حسابداری مرکز تجاری
- موقعیت یک مرکز تجاری
همانگونه که در بالا ذکر شد فرایند مدیریت مجتمع های تجاری در قیاس با مدیریت مجتمع های مسکونی متفاوت بوده و این وظیفه مدیران است که بتوانند با به کارگیری ابزار مناسب فرایند مدیریت را برای خود تسهیل کرده و شرایط فعالیت تجاری را نیز برای صاحبین کسب و کار مناسب می کند.
قوانین مجتمع های تجاری
برخلاف باور عمومی که تصور می کنند قوانین مجتمع های تجاری همانند مجتمع های مسکونی می باشد باید به شما عنوان کنیم این باور به کلی اشتباه می باشد و قوانین حاکم بر بخش های تجاری تحت تاثیر ماهیت آن ها کاملا متفاوت است. در بسیاری از واحدهای تجاری اولین مسئله ای که مجموعه قوانین را تحت تاثیر قرار می دهد مباحث مالی می باشد. در مجتمع های تجاری مالکین وطیفه دارند هزینه بازسازی مشاعات را در زمان مشخص پرداخت کرده و نسبت به تعامل با دیگر مالکین اهتمام تام داشته باشند. تحت تاثیر اهمیت این قوانین است که مدیران مجتمع های تجاری معمولا به صورت الکترونیک و یا برگه ای مجموعه قوانینی را در اختیار واحدها قرار می دهند.
مشکلات مجتمع های تجاری
معمولا مشکلات مجتمع های تجاری نسبت به مجتمع های مسکونی بسیار کمتر می باشد که این مسئله ریشه در رفتار تجار با یکدیگر دارد. باید در نظر داشت که در بهبود مشکلات مجتمع های تجاری نقش بسیار حیاتی دارند و می توانند با راهکارهای مدیریتی مشکلات را به حداقل برسانند. از عمده مشکلات مجتمع های تجاری می تواند به موارد پیش رو اشاره کرد؛
- عدم پرداخت هزینه شارژ واحدها
- عدم ارائه پارکینگ به تمامی واحدها
- نبود معیارهای مناسب برای محاسبه شارژ واحدها
مدیریت مالی و حسابداری در مجتمع های تجاری به چه صورت انجام می شود؟
به جرات می توان گفت که بخش مدیریت مالی و حسابداری در مجتمع های تجاری یکی از اصلی ترین و اساسی ترین مواردی است که باید به آن توجه ویژه ای داشت. بسیاری از افرادی که در مجتمع های تجاری واحد جدیدی را خریداری کرده اند بر این باور هستند هزینه شارژ واحدهای تجاری نیز همانند واحدهای مسکونی محاسبه می شود ولی در اصل فرایند حسابداری در مجتمع های تجاری پیچیده تر از واحدهای مسکونی می باشد و از این رو است که وجود نرم افزارهای حسابداری مجتمع های تجاری می تواند به عنوان راهکاری بسیار مناسب در نظر گرفته شود.
به دلیل این که در مجتمع های تجاری، تعداد واحد های زیادی وجود دارد و امکانات بیشتری علاوه بر مجتمع های مسکونی در آن دیده می شود، مسائل حسابداری بسیار پیچیده تری نیز در آنها دیده می شود که آن ها نیز باید به طور دقیق محاسبه شوند. در این صورت مجتمع های تجاری نیازمند یک سیستم مدیریت مالی جداگانه هستند تا دقیق تر و بهتر بتواند در این زمینه عملکرد داشته باشند. همانطور که در بالا نیز به آن اشاره کردیم نیاز مالی و مدیریت دارایی مرکز تجاری بر عهده مدیر متجمع تجاری می باشد. تحت تاثیر همین فرایند پیچیده است که مدیران در طی چند سال اخیر بر آن شدند از نرم افزارهای حسابداری مجتمع های تجاری به منظور تسهیل کار خود استفاده کنند. فرآنید هایی که نرم افزارهای حسابداری مجتمع های تجاری باید انجام دهند در زیر بیان شده است:
- پیگیری بدهی های واحدها
- پیگیری فاکتور ها
- بررسی دریافت ها و پرداخت ها
- بررسی درآمد های مجتمع تجاری
- ساماندهی منابع مالی برای حسابرسی
- محاسبه جریمه عدم پرداخت شارژ
پرداخت و محاسبه شارژ در مجتمع های تجاری به چه صورت انجام می شود؟
پرداخت شارژ در مجتمع های تجاری یکی از اصلی ترین منابع داشتن درآمد مجتمع ها محسوب می شود. مطابق ماده 23 در قوانین مربوطه به مجتمع های تجاری در صورتی که مالکان مجتمع یا نماینده ی قانونی آن ها،نحوه محاسبه خاص و مشخصی را برای تقسیم هزینه های مجتمع مشخص نکرده باشند. تقسیم هزینه ها و شارژ مجتمع بر اساس متراژ هر واحد انجام می شود.
البته دربسیاری از مجتمع های تجاری و مراکز خرید، نحوه و محاسبه شارژ و مقدار آن ، بر اساس پارامترهایی مانند موقعیت، طبقه و صنف هر واحد متفاوت می باشد. به همین دلیل شناسایی هریک از پارامترهای اعلام شده می تواند محاسبه شارژ را دقیق تر و عادلانه تر نماید. هزینه های جاری در مجتمع های تجاری شامل حقوق و دستمزد تیم نگهبانی و حفاظت، پرسنل اداری، کارکنان تاسیسات و لابی من ها می شود و علاوه بر آن مواری مانند هزینه سرویس و نگهداری ماهیانه سیستم های بالابر و آسانسور، هزینه نظافت، هزینه نورپردازی و… را در بر می گیرد.
چالش ها مربوط به حسابداری مجتمع های تجاری:
در طول مقاله بار ها به این موضوع اشاره کردیم که حسابداری مجتمع های تجاری باید به شیوه درست و به بهترین شکل انجام شود و کاری بسیار دقیق و حساس است. چرا که در صورت یک اشتباه کوچک ممکن است خسارات زیادی وارد شود.معمولا استخدام شخصی به عنوان حسابدار برای مجتمع های تجاری می تواند این کارها را انجام دهد.اما خوشبختانه با پیشرفت تکنولوژی و نقش پر رنگی که این روزها اینترنت در زندگی ما ایجاد کرده است. یک راه میانبر و جایگزین برای استخدام حسابدار وجود دارد که دقیقا تمام وظیفه های مربوط به یک حسابدار را انجام می دهد با این تفاوت که در هزینه های پرداختی تا حد زیادی صرفه جویی می شود.
این روش میانبر استفاده از نرم افزارهای مدیریت ساختمان است که امکانات زیادی را در دل خود جای داده است و مرتبا نیز توسعه پیدا می کنند. ادامه به برخی از مهمترین ویژگی های نرم افزارهای مدیریت ساختمان در حیطه مجتمع های تجاری و حسابداری مجتمع های تجاری بیان می کنیم. البته قبل از این که به این موضوع بپردازیم باید این نکته را بدانید که مدیریت در مجتمع های تجاری و مراکز خرید محدود به دریافت شارژ و مدیریت هزینه ها نخواهد بود. نگهداری از تاسیسات گران قیمت به منظور کاهش استهلاک، ایجاد جذابیت های محیطی و برند سازی به منظور رونق کسب و کار در مجتمع، جذب برندهای معتبر، تبلیغات، مدیریت پیمانکاران و پرسنل، ایجاد منابع مختلف درآمدزایی بجز شارژ دریافتی، تنها بخشی از وظایف مدیریت در مجتمع های تجاری و اداری می باشد.
امکانات نرم افزارهای مدیریت ساختمان در زمینه حسابداری مجتمع های تجاری:
نرم افزارهای مدیریت مجتمع های تجاری هر یک دارای ویژگی های خاصی هستند ولی اصول اساسی عنوان می کند که این نرم افزارها باید خدمات مشترکی را ارائه دهند که در این بخش به آن ها اشاره می کنیم.
1.ثبت و مدیریت واحدها
شما به کمک نرم افزارهای مدیریت ساختمان می توانید، واحدهای مجتمع تجاری را به همراه کلیه اطلاعات ثبتی و شناسه ای که دارد تعریف کنید. شما در بخش مربوط به ثبت و مدیریت واحدها می توانید هر واحد به تفکیک بلوک و طبقه را ذکر کنید و تمامی ویژگی های آن اعم از شماره کنتورها، پارکینگ ها و انباری ها و…بیان کنید.
2.تعریف بلوک ها
از آنجایی که در مجتمع تجاری معمولا بیش از یک بلوک وجود دارد، شما می توانید تمامی بلوک ها را ثبت کنید و فرآیند هایی مانند گزارش گیری های متعدد و مستقل برای هر بلوک را انجام دهید.
3.مدیریت اطلاعات مالکین و مستاجرین
ورود اطلاعات هویتی هر مالک یا مستاجر، ثبت اطلاعات تماس، اختصاص واحد به هریک از آنان و در کل تشکیل یک پرونده الکترونیکی بصورت مستقل برای هر مالک یا مستاجر از دیگر امکانات این نرم افزارها خواهد بود.
4.مدیریت شارژ
در محاسبه شارژ مجتمع تجاری پارامترهای زیادی ممکن است در نظر گرفته شود که در طول مقاله به آن اشاره کردیم.نرم افزارهای مدیریت ساختمان این امکان را در اختیار شما قرار می دهند که با استفاده از روش ها متنوع و فرمول هایی که در نظر دارید بتوانید شارژ مجتمع را تعیین کنید. همچنین این امکان در اختیار شما قرار می گیرد تا بدون داشتن کوچکترین دانشی نسبت به حسابداری با چند کلیک ساده درآمدها و هزینه های مجتمع تجاری را ثبت کنید.
5.صدور قبض بدهی، دریافتی ها، درآمدها و رسید های مربوطه
شما می توانید بدهی های مالکین و مستاجرین در مجتمع مسکونی را به طور خودکار محاسبه کنید. حتی امکان صدور قبوض بدهی با فرمت های استاندارد، مشابه سایر قبوض خدماتی به تفکیک مالک و مستاجر برای تمامی واحد ها وجود دارد.
6.مدیریت بدهی مالکین و مستاجرین
همچنین شما می توانید تمامی بدهی های مربوط به ساختمان به تفکیک مالک و مستاجر مطابق با قانون تملک آپارتمان ها انجام دهید. علاوه بر آن امکان ارائه صورتحسابی دقیق شامل هزینه های عمرانی و جاری وجود دارد.
7.مدیریت حساب ها و صندوق های مجتمع
در این نرم افزارها مدیریت قابلیت این را دارد که بتواند بیش از یک حساب را در داخل نرم افزار تعریف کرده و از آنها برای پرداخت هزینه ها بهره مند شوند
8.مدیریت مالکیت چند واحدی
امکان ثبت بیش از یک واحد برای یک مالک و یا مستاجر و امکان تفکیک صورتحساب هر واحد بصورت جداگانه یا تجمیعی در سیستم مدیریت آپارتمان سما
9.صدور و لغو مجوزها
مواردی چون اسباب کشی، استفاده از آسانسور به منظور حمل اثاثیه، به کارگیری نگهبان، سرایدار برای امور شخصی هر واحد مستلزم صدور مجوز توسط مدیر می باشد
10.اعلان ها و یادآوری ها
سیستم اعلان و یادآوری زمان وصول چک، پرداخت حقوق، تمدید بیمه نامه های ضروری مجتمع و یا تمدید قراردادهای سرویس نگهداری همه این موارد از طریق تابلو اعلانات و سرویس های اطلاع رسانی وجود دارد.
نرم افزار مدیریت ساختمان هومتیک، راه حلی مناسب برای حسابداری مجتمع های تجاری
همانگونه که پیش از این نیز صحبت شد نرم افزارهای حسابداری ساختمان امروزه نقش بسیار حیاتی را در مدیریت مجتمع های تجاری بر عهده دارند. در میان طیف وسیعی از نرم افزارها به جرات می توان گفت هومتیک یکی از برترین نرم افزارهایی به حساب می آید که توانسته کمک شایانی را به مدیران کرده و آن ها را در بحث محاسبه هزینه ها یاری بخشد. در نرم افزار هومتیک کاربران می تواند تمامی مسائل مالی را مدیریت کنند. از مهمترین خدمات موجود در این نرم افزار می توان به موارد پیش رو اشاره کرد؛
- محاسبه شارژ واحدها
- محاسبه جریمه واحدهایی که شارژ را پرداخت نمی کنند
- گزارش دهی مدون به تمامی واحدها
- ارائه ریز پرداخت های ساختمان
برای دانلود نرم افزار مدیریت ساختمان هومتیک کلیک کنید
بیشتر بخوانید :
اصول مدیریت مجتمع های تجاری و شرح وظایف مدیر مجتمع تجاری
مدیریت ساختمان آنلاین موثرترین روش در اداره ساختمان ها و مجتمع ها
جلوگیری از مشکلات مدیریتی در ساختمان مسکونی با هومتیک
