بیلان مدیر ساختمان چیست و چه کاربردی دارد؟

در یک مجتمع مسکونی یک یا چند مدیر وجود دارند که بصورت دوره ای انتخاب می شوند . مدیر یا مدیران یک مجتمع مسکونی وظیفه دارند تا به امور مربوط به آپارتمان رسیدگی کنند و اقدامات مدیریتی و اجرایی در مورد هریک از بخش های ساختمان داشته باشند . فعالیت ها در یک ساختمان به بخش های مختلفی تقسیم می شود مثلا فعالیت های مربوط به تعمیرات تاسیسات ساختمان ، فعالیت های خدماتی مثل رسیدگی به نظافت بخش های مشاع ساختمان. مدیر ساختمان بصورت ماهیانه لیست مواردی که در یک ماه گذشته مصرف کرده را در تابلوی اعلانات قرار می دهد تا سایر ساکنین نیز از آن مطلع باشند و از طرفی مدیر ساختمان باید بیلان حاصل از فعالیت های خود در ساختمان را تهیه کند و در پایان مامورت خود به مدیر بعدی تحویل دهد تا مدیر بعدی نیز در جریان جزئیات هزینه ها قرار بگیرد یا اگر یکی از ساکنین خواست جزئیات هزینه های ساختمان را بداند ، مدیر به این فرد بیلان ساختمان را تحویل دهد تا سوء تفاهمش برطرف گردد . در ادامه مواردی را توضیح می دهیم که در یک ساختمان انجام می شود و مدیر باید آنها را در بیلان قرار دهد .

بیلان مدیر چیست؟

مدیر یک مجتمع مسکونی وظیفه دارد تا حق شارژ ها و سایر موارد مالی را در یک صندوق جمع آوری کند و در موارد مربوط به ساختمان آنها را هزینه کند . به این مبالغ جمع شده سرمایه می گویند . حال این سرمایه های جمع آوری شده باید در راستای بهبود وضعیت ساختمان هزینه گردد و جزئیات این هزینه ها ثبت گردد و مبلغ باقی مانده نیز باید مشخص گردد تا در موارد دیگری هزینه گردند . به عبارت کلی بیلان یا ترازنامه یکی از صورت های مالی است که وضعیت یک شخصیت گزارشگر که در اینجا مدیر ساختمان می باشد را در یک زمان مشخص نشان می دهد . ترازنامه معمولاً در پایان یک دوره مالی تهیه می ‌گردد . در ترازنامه سه قلم اطلاعاتی دارایی ، بدهی و سرمایه مشخص می‌ گردد . این ۳ بخش در ترازنامه‌ ها ، این اطلاعات را به ساکنین ساختمان یا مدیران بعدی می‌ دهد که داشته ‌ها (دارایی ‌ها) و چه دیونی (بدهی ‌هایی) دارد و حق شارژ ها و سایر موارد درآمد زای ساختمان چه مقدار بوده است .

چه مواردی از هزینه ها باید در بیلان ماهانه و سالانه ثبت گردد؟

کارهایی که در زمان ماموریت مدیر انجام می گردد باید ثبت و ذخیره گردد . در ذیل به فعالیت های هزینه بری اشاره می کنیم که مدیر و هیئت مدیره تصمیم به انجام آنها گرفته اند .

1- تعمیرات آسانسور

در یک مجتمع مسکونی که تعداد طبقات بالایی دارد همه ی ساکنین از آسانسور استفاده می کنند چه واحد هایی که در آنها مالک ساکن باشد یا مستاجر ، همگی باید در قبال هزینه های تعمیراتی مسئول باشند . یک آسانسور دارای قطعاتی مثل موتور ، تابلوی فرمان ، کابین آسانسور و سایر موارد می باشد که تعمیرات آنها هزینه بر هستند . همانطور که اشاره شد آسانسور از قطعات زیادی تشکیل شده است . که هر کدام از قطعات ، وظیفه خاص خود را داشته و همسو با عملکرد سیستم عمل می کنند . تشخیص خرابی برای تعمیر آسانسور کار دشوار و پیچیده ای است . قطعات آسانسور با هم مرتبط بوده و خرابی در برخی قطعات موجب بروز خرابی در قطعات دیگر آسانسور می گردد . هزینه های تعمیراتی که برای آسانسور باید پرداخت شود از طریق مبلغ شارژ هایی که ساکنین هر ماه پرداخت می کنند هزینه می شود . مدیر باید این هزینه ها را ثبت کند و در بیلان نیز به ثبت برساند تا در مواقع مورد نیاز مدرک قابل اثتنادی داشته باشد .

2- حق و حقوق سرایدار ساختمان

در مجتمع های مسکونی برای رسیدگی به نظافت و تمیزی محیط ساختمان و قسمت های مشاع مثل راهروها و دیگر بخش ها یک یا چند فرد را به عنوان سرایدار استخدام می کنند . سرایداری امروزه بیشتر در مجتمع های ساختمانی بزرگ که به تعبیری آپارتمان و خانه باغها معنا پیدا خواهد کرد به دلیل تعداد ساکنین سرایدار هم به نظم و نظافت مجموعه کمک خواهد کرد و هم امنیت را بالا می برد همچنین این شغل در برگیرنده وظایفی است که متصدی آنها ضمن سکونت دائم در محل عهده دار انجام اموری از قبیل حفاظت ساختمان تاسیسات و لوازم و وسایل از لحاظ سرقت خرابی و آسیب در ساعات غیر اداری بوده و در ساعات اداری به نامه رسانی داخلی نگهبانی خدمتگزاری باغبانی و یا نظایر آن اشتغال دارند . در واقع سرایدار عنوان نماینده سایر افراد ساکن در ساختمان را دارد و مجموعه ‌ای از وظایف و کارهای مربوط به ساختمان مانند ، نظافت ، حفاظت ساختمان ، بررسی تأسیسات و لوازم و وسایل ، جلوگیری از خرابی و آسیب و سرقت و خسارت به ساختمان در همه ساعات شبانه روز را برعهده دارد . سرایدار در قبال خدماتی که برای ساختمان انجام می دهد یکسری حق و حقوقی دارد که بصورت ماهیانه توسط مدیر به وی پرداخت می شود . مدیر باید حقوق و مزایای سرایدار را بصورت ماهیانه پرداخت کند و این هزینه ها را ثبت کند تا مبلغ هزینه هایی که برای ساختمان صرف می شود مشخص باشد و همچنین در بیلان ماهانه و سالیانه ثبت گردد .

3- هزینه نصب دوربین مدار بسته

بهترین راه برای حفظ امنیت مجتمع های مسکونی با تعداد بالای افراد ، استفاده از دوربین های مدار بسته است . طی یک دهه گذشته استفاده از دوربین‌های نظارتی پیشرفت چشمگیری داشته است و بسیاری از مجتمع های مسکونی برای حفظ بیش ‌از پیش امنیت خود اقدام به نصب دوربین‌ های مداربسته کرده‌ اند . امروزه دوربین‌ های مداربسته ، با تکیه ‌بر قابلیت‌ های فراوان خود ، یکی از مقرون به‌ صرفه ‌ترین و پرکاربردترین راه‌ های برقراری امنیت و کاهش جرائم در مکان‌ های مسکونی ، اداری و حتی عمومی محسوب می ‌شوند . در بازار امروز تنوع دوربین‌ های مداربسته به حدی است که اگر بدون آگاهی قبلی بخواهید دوربینی برای خود انتخاب کنید ، مطمئنا سردرگم خواهید شد . این دوربین‌ها در انواع مختلف آنالوگ تیوی لاینی، آنالوگ نسل جدید، دوربین‌های تحت شبکه و… در بازار موجود هستند . مدیر ساختمان با درنظر داشت مقدار هزینه های نصب دوربین مداربسته اقدام به خرید این تجهیزات می نماید . مقدار هزینه ها بعلاوه فاکتور های آنها حتماً باید ثبت گردد تا بیلان ماهیانه و سالیانه در معرض دید ساکنین ساختمان قرار گیرد .

4- تعمیر و نگهداری شوفاژ خانه

در مجتمع های مسکونی که تعداد افراد زیادی در آنجا زندگی می کنند بهترین را برای رساندن آب گرم به واحد های مسکونی و همچنین گرمایش این واحد ها در فصل زمستان ، استفاده از شوفاژخانه است . تعمیر شوفاژخانه یک واژه کلی است . معمولا مواردی که شامل تعمیر شوفاژخانه می ‌شوند متعدد هستند (کارهایی مانند هواگیری شوفاژ و یا سرویس شوفاژخانه جزء تعمیرات شوفاژخانه محسوب می گردند) . تعمیرات شوفاژخانه توسط افرادی انجام می شوند که به آن ها سرویس کار شوفاژ می‌ گویند . وظیفه یک سرویس کار شوفاژ انجام امور مربوط به شوفاژخانه (مانند تعمیرات شوفاژخانه) و موتورخانه (مانند سرویس موتورخانه) می ‌باشد . تعمیرات شوفاژخانه خود به چند دسته تقسیم می گردند ، تعمیرات شوفاژخانه شامل تنظیم مشعل موتورخانه ، تعویض قطعه معیوب در موتورخانه ، شستن فیلترها و … است . هزینه انجام تعمیر شوفاژخانه بسیار متغیر است زیرا انجام امور تعمیرات شوفاژخانه نیز متغیر است . همانطور که قبلاً به آن اشاره شد ، شوفاژ سیستمی است که برای تولید گرما در ساختمان‌ها استفاده می‌ شود . در شوفاژخانه گرمای مورد نیاز ساختمان تولید می‌شود و از طریق رادیاتور و لوله کشی شوفاژ به تمام ساختمان انتقال پیدا می ‌کند .

در شوفاژخانه یک دیگ بزرگ ( بویلر ) وجود دارد که بر روی آن درجه حرارت و دکمه تنظیم کننده آن نصب شده است . در شوفاژخانه گرما در بویلر ایجاد می ‌شود و هنگام ورود آب به بویلر، آب گرم می‌ شود و هنگامی که آب به درجه حرارت تنظیم شده رسید ، آن را با لوله کشی‌ های انجام شده به ساختمان انتقال می دهد . اگر هرگونه خرابی و اشکالی در این تجهیزات ایجاد شود ، نیازمند تعویض قطعات و تعمیر می گردد . تعویض یا تعمیر شوفاژ خانه هزینه بر است و نیازمند مبالغی می باشد تا مصرف گردد . این مبالغ در قالب حق شارژ ماهیانه از ساکنین ساختمان گرفته می شود . مدیر ساختمان باید جزئیات این هزینه ها را ثبت کند و همچنین برای هر قطعه ی تعویض شده فاکتوری از فروشنده یا تعمیرکار دریافت کند و ثبت بیلان ساختمان نماید .

5- هزینه تعمیر یا تعویض پمپ آب مجتمع مسکونی

در مجتمع های مسکونی با تعداد طبقات بالا ، به دلیل فشار کم آب و همچنین رساندن آب به طبقات بالایی از پمپ آب استفاده می کنند . هزینه تعمیر پمپ آب و نصب آن با توجه به شرایط پروژه و زیرساخت ها تعیین می شود . در برخی از ساختمان های چند طبقه می بینیم که آب با فشار مناسب به طبقات بالا نمی رسد یا گاهی حتی با وجود نصب پمپ مشکلاتی در رسیدن آب به طبقات بالا وجود دارد . مشکلات دیگری اعم از خاموش و روشن شدن پی در پی پمپ و نرسیدن برق به آن باعث می شود تا مدیر ساختمان مبلغی تحت عنوان هزینه تعمیر پمپ آب در نظربگیرد تا در صورت لزوم مصرف گردد . نصب پمپ آب در بخش ‌های تاسیساتی ساختمان مانند موتورخانه و مطابق قواعد و اصول مشخصی انجام می شود . تخمین قیمت نصب پمپ موضوع دیگری است که به طور جداگانه به آن پرداخته ایم . در این مقاله به حل مشکلات و قیمت تعمیر پمپ آب خانگی می پردازیم . با توجه به حجم و توان پمپ و میزان دبی و فشار آن قیمت گذاری می ‌شوند . همانطور که گفته شد ، گاهی بر اثر عوامل مختلف ، پمپ آب دچار مشکل می شود و ساکنین ساختمان با مطرح کردن این مشکل برای مدیر از وی می خواهند تا نسب به تعمیرات پمپ آب اقدامات لازم را انجام دهد . ساکنین موظفند هزینه تعمیر پمپ آب را به صورت اشتراکی بپردازند یا از جانب مدیر در قالب شارژ ماهیانه پرداخت شود . مدیر ساختمان در قبال تعمیرات و خریدهایی که انجام می دهد حتماً باید فاکتور دریافت کند تا در بیلان ماهیانه و سالیانه مدیریت ثبت گردد .

6- هزینه نصب ایزوگام پشت بام ساختمان

در برخی حالات به دلیل ایجاد درز یا شکاف و فرسودگی در پشت بام ، نیاز به نصب ایزوگام در پشت بام احساس می شود . بازدید از پشت بام بر عهده ی مدیر است و در صورت لزوم باید اقدام به خرید یا تعمیر ایزوگام پشت بام نماید . قیمت نصب ایزوگام به عواملی مثل مساحت و متراژ کار ، نوع مصالح مورد نیاز ، حمل و نقل و ایاب و ذهاب و همچنین وجود نیاز به زیرسازی و آماده سازی ، بستگی دارد . هر کدام از انواع مختلف ایزوگام مثل تک لایه و دو لایه شامل تیشو و پلی استر و یا ایزوگام با روکش آلومینیوم از نظر قیمت خرید با هم تفاوت دارند اما اجرت نصب شان تفاوت چندانی با یکدیگر ندارد . برآورد هزینه ها و پرداخت آنها بر عهده مدیر ساختمان می باشد . مدیر مثل سایر مواردی که ذکر شد حتماً باید در ازای تعمیرات یا تعویض ایزوگام از فروشنده فاکتور دریافت کند و در بیلان ماهیانه و سالیانه جزئیات هزینه ها را ثبت کند .

نتیجه گیری

در پایان هر دوره از مدیریت ، مدیران باید برنامه کاری خود را بصورت یک گزارش به مدیر بعدی تحویل دهند. این گزارش که از آن با نام بیلان یاد می شود گزارش کامل از نحوه وظایف و امور مالی مربوط به ساختمان است که برای رفع سوءتفاهمات و آشنایی مدیر بعدی با وظایف مختص آن ساختمان تهیه می شود. مواردی که در بالا ذکر شد باید در بیلان مدیر عنوان گردد تا نفر بعدی دچار سردرگمی نشود. این بیلان یا ترازنامه توسط هیئت مدیره باید به دقت تنظیم گردد.