مدیریت ساختمان آنلاین موثرترین روش در اداره ساختمان ها و مجتمع ها

مدیریت ساختمان آنلاین

مدیریت ساختمان آنلاین یکی از بحث های داغ در جوامعی است که افراد در آپارتمان ها و مجتمع های مسکونی زندگی می کنند. با توجه به گسترش آپارتمان نشینی، مدیریت هزینه ها نیاز به محاسبات پیچیده ای دارد که توانایی انجام آن ها ابزار و اختیارات ویژه ای را می طلبد. در مدیریت ساختمان آنلاین محاسبه هزینه ها کار آسانی است حتی هزینه های ثابت که باید به طور مساوی بین واحد ها تقسیم و از آن ها وصول شود. هزینه هایی شامل سرایدار، نگهبان، متصدی آسانسور، هزینه های نگهداری تاسیسات، قسمت های مشترک و… به دلیل عدم ارتباط با مساحت زیر بنا به طور مساوی تقسیم خواهد شد زیرا هزینه های ثابت ارتباطی به میزان مساحت زیر بنا ندارد. شورای عمومی ساختمان در راستای حفظ و اداره ساختمان تصمیماتی اتخاذ می نماید و تصمیمات شورای عمومی ساختمان به عنوان منبعی برای مدیریت ساختمان ها می باشد. قوانین و تصمیمات اتخاذ شده توسط شورای عمومی ساختمان در اپلیکیشن مدیریت ساختمان تعریف و به استحضار تمامی ساکنین می رسد. حفظ و اداره ساختمان عنوان کلی است و مدیران باید اقدامات لازم را برای حفظ ساختمان از هر نوع آسیب و خرابی انجام دهند.

نرم افزار مدیریت ساختمان بصورت آنلاین باید بتواند نیازهای اساسی مدیران را برآورده کند. همچنین این نرم افزار باید در همه جا در دسترسی باشد که نسخه موبایلی این نرم افزار چنین نیازی را بر طرف می کند. سهولت در استفاده از این نرم افزار یکی از مزایای مهم آن می تواند باشد. این که کاربر چه بصورت مدیر یا ساکنین بتواند از آن به سادگی استفاده کند سبب می شود تا آپارتمان بسادگی و آسودگی بصورت دیجیتال مدیریتی شود.

 

مدیریت ساختمان آنلاین و جلسات شورای عمومی ساختمان

راه های مختلفی برای تشکیل جلسات عمومی ساختمان و چگونگی دعوت کردن مالکین وجود دارد. دعوت اعضای مجمع می تواند از طریق نصب اطلاعیه روی تابلوی اعلانات ساختمان صورت گیرد یا از طریق ارسال دعوتنامه به وسیله پست سفارشی به نشانی آنها و یا از طریق ارسال پیامک اپلیکیشن مدیریت ساختمان آنلاین برای تمامی افرادی که در این برنامه عضو و به عنوان ساکن تعریف شده اند. در واقع صاحبان ملک خود باید در مورد زمان حضور در جلسات شورای عمومی ساختمان و همچنین با توجه به اینکه محل تشکیل جلسات هم مشخص نیست، نسبت به تعیین محل جلسه اقدام کنند و به توافق و اشتراک نظر برسند. در اطلاع رسانی سیستم مدیریت ساختمان آنلاین، ضمن تعیین محل جلسه برای تشکیل مجمع عمومی باید عنوان و موضوع جلسه و تاریخ تشکیل مجمع نیز ذکر شود.

قانون مرتبط با استفاده از قسمت های اختصاصی آپارتمان ها، در مورد تعیین و تقسیم سهم هر یک از مالکان آپارتمان ها مقرر می دارد که حقوق و تعهدات و همچنین سهم هریک از مالکان این قسمت ها از مخارج مشترک متناسب است با نسبت مساحت قسمت های اختصاصی به مجموع مساحت قسمت های اختصاصی تمام ساختمان به جز هزینه هایی که به دلیل عدم ارتباط با مساحت زیر بنا به نحو مساوی تقسیم خواهد شد و این موارد در مدیریت ساختمان آنلاین و استفاده از اپلیکیشن قابل اجرا و تعریف می باشد. همچنین هزینه حفظ و نگهداری حیاط ساختمان یا بالکن یا تراس مجموعه به گونه ای که تنها از یک یا چند واحد مسکونی، امکان دسترسی به آن باشد، برعهده استفاده کننده یا استفاده کنندگان است.

 

مدیریت ساختمان آنلاین و ابعاد آن

تعمیرات جزیی و در بعضی موارد کلی، لازمه هر ساختمانی است که بر اثر فرسودگی نیازمند این موارد است. البته ایجاد اندوخته ای دائمی در بسیاری از موارد غیر قابل پیش بینی که فرسودگی و نقصان در قسمت های مختلف ساختمان رخ می دهد الزامیست، بنابراین برای اینکه مدیر مجموعه در این گونه موارد دچار مشکل نشود پول های اضافه بر شارژی که از مالکان گرفته می شود و کاملا ضروری است به شکل صندوق ساختمان تعریف می نماید و به عنوان اندوخته ای قابل تامین برای حفظ و نگهداری ساختمان است. دراپلیکیشن مدیریت ساختمان آنلاین، امکان تعریف این صندوق که قابل رویت برای تمامی ساکنین باشد تا از تراکنش های مالی ساختمان مطلع گردند، وجود دارد.در آپارتمان های کوچک تر با تعداد واحد کمتر، بهتر است اداره ساختمان به صورت مشارکتی انجام شود، به این معنا که پس از انتخاب مدیر ساختمان از بین ساکنان، چند نفر از ساکنین نیز مسئولیت هایی را متقبل شوند و زیر نظر مدیر ساختمان انجام وظیفه کنند.

اما در مجتمع های بزرگ این شیوه به لحاظ کثرت افراد و کمی مسئولیت قابل اجرا نیست چرا که کمتر کسی حاضر به پذیرش مسئولیت ها می شود. بنابراین حتما لازم می شود در مجتمع های بزرگ هیات مدیره ای با تشکیلات منظم اداری و استفاده ازراه کارهای دیگر به اداره ساختمان بپردازند. یکی از این راه کارهای پیشنهادی استفاده از اپلیکیشن مدیریت ساختمان آنلاین برای اداره ساختمان می باشد.

 

ویژگی های نرم افزار مدیریت ساختمان آنلاین

شورای عمومی ساختمان هزینه قسمت های مشترک ساختمان را به تصویب می رساند و قابل اعتراض در هیچ مرجعی نیست بنابراین اگر کسی نسبت به این موضوع اعتراض نمود، تنها می تواند به سهم خود از هزینه های مشترک در دادگاه اعتراض کند، زیرا تصمیم در مورد هزینه قسمت های مشترک هر ساختمان با توجه به خواست بیشتر مالکان آن ساختمان اتخاذ می شود و اساسا تصمیم مجمع عمومی در خصوص تعیین میزان بودجه سالانه و هزینه قسمت های مشترک که به طور قانونی با حضور اکثریت افراد گرفته شده از طرف هیچ مالکی قابل اعتراض نمی باشد.

از جمله وظایف مدیر یا مدیران این است که تمام بنا را به عنوان یک واحد، در مقابل آتش سوزی بیمه نمایند. به این ترتیب می توان گفت از جمله امور احتیاطی که مدیر یا مدیران برای حفظ و نگهداری ساختمان، تاسیسات و تجهیزات مربوطه انجام می دهند، بیمه کردن ساختمان در مقابل آتش سوزی است. این هزینه را می توانند به عنوان بخشی از هزینه ها در اپلیکیشن مدیریت ساختمان آنلاین تعریف و برای تمامی ساکنان یا تعداد خاصی نمایش دهند تا همگی در جریان هزینه های این بخش قرار بگیرند. اداره امورساختمان ها از قبیل مسکونی، اداری، تجاری به عهده مدیر یا مدیران ساختمان است. آن ها می توانند تصمیمات، دستورات و خط مشی کلی و لازم برای اداره امور ساختمان را با کمک کلیه ساکنین اتخاذ و صادر نمایند. در واقع مدیر یا مدیران موظفند که اداره امورمربوط به ساختمان را طبق مقررات قانونی و تصمیمات شورای ساختمان که موارد آن قبلا در اساسنامه یا صورت جلسه مجمع عمومی قید شده انجام دهند و نمی توانند بدون توجه به قوانین وتصمیمات مجمع عمومی عادی خودسرانه ساختمان را اداره کنند و در نهایت می توانند این قوانین نهایی شده را دراپلیکیشن مدیریت ساختمان آنلاین به عنوان مرجع قوانین ساختمان تعریف نمایند.

 

مهمترین ویژگی های نرم افزار مدیریت ساختمان

– محاسبه شارژ

نرم افزار مدیریت ساختمان باید بتواند محاسبه شارژ را در کمترین زمان ارائه دهد تا مدیران بتوانند آن را به ساکنین ابلاغ نموده و دریافت کنند.

– پرداخت شارژ

پرداخت شارژ توسط ساکنین در یک نرم افزار مدیریت ساختمان بسیار مهم است زیرا باعث سهولت ساکنین می شود.

– تابلوی اعلانات

این نرم افزار می تواند تابلوی اعلانات و اطلاع رسانی های مدیریت و اتفاقات ساختمان باشد. در این تابلو می توان بصورت کامل تمامی اطلاعات ساختمان و خبرها را بروز رسانی کرد.

– صورت حساب ها و ریز هزینه ها

صدور صورت حساب و بیان ریز هزینه ها در یک نرم افزار مدیریت ساختمان یک نیاز اساسی است زیرا مهمترین بخشی که باید یک نرم افزار پشتیبانی کند صورت حساب هاست.

– گزارش گیری بصورت فایل اکسل از هزینه ها

پس از تسویه ها گزارش گیری بصورت فایل اکسل یکی از بهترین ایده ها برای جمع بندی هزینه ها و پرداخت ها می باشد. این نرم افزار می تواند تمامی هزینه های صورت گرفته ، فاکتور های پرداخت شده و حتی ریز هزینه ها را در قالب فایل قابل چاپ برای ساکنین یا مدیران فراهم کند.

– مدیریت چند ساختمان

مدیریت چند ساختمان برای یک مدیر یا تیم مدیریت بسیار مهم است. این که بتوان بصورت متمرکز در یک نرم افزار تمامی ساختمان های خود را مدیران کنترل و مدیریتکنند بسیار لازم است.

– بخش معرفی مدیران و ساکنین

علاوه بر موارد بالا یکی از موارد مهمی که می تواند ساکنین و مدیران را به یکدیگر نزدیک کند بخش معرفی مدیران و ساکنین است تا همسایگان یک مجتمع بیشتر یکدیگر را بشناسند.

– بخش نظر سنجی ساکنین

بخش نظر سنجی به ساکنین این اجازه را می دهد که بتوانند در مورد عملکرد مدیر یا مدیران یا همسایگان اظهار نظر نموده و سبب شوند تا سطح مدیریت ساختمان بهبود یابد. نظر سنجی سبب می شود تا مشکلات معرفی شده و زودتر حل شوند.

– ارسال پیامک اطلاع رسانی

نرم افزار مدیریت ساختمان برای آن که در حالت آفلاین در دسترس باشد می تواند با سیستم پیامکی در دسترس باشد.

 

مدیریت ساختمان آنلاین و انواع روش‌های محاسبه شارژ ساختمان:

محاسبه شارژ ساختمان به روش‌های زیر انجام می‌شود:

• شارژ واحدی
• شارژ متراژی
• شارژ نفری
• شارژ نفر متراژی
• شارژ واحدی به همراه شارژ متراژی
• شارژ واحدی به همراه شارژ نفری
• شارژ واحدی به همراه شارژ نفری متراژی
• شارژ نفری به همراه شارژ متراژی
• شارژ واحدی به همراه شارژ متراژی و شارژ نفری
• شارژ بر اساس هزینه‌های مجتمع مسکونی و آپارتمان‌ها

 

نحوه محاسبه شارژ واحدی

شارژ واحدی مناسب مجتمع‌های مسکونی، اداری و تجاری است. این نوع شارژ بر اساس تعداد واحدها محاسبه می‌شود و همه واحدها به میزان برابر، شارژ را به صورت ماهانه پرداخت می‌کنند. برای مثال، واحدهای دوخوابه مبلغ شصت هزار تومان و واحدهای سه‌خوابه مبلغ هشتاد هزار تومان باید پرداخت کنند. در محاسبه شارژ ساختمان به این روش، داشتن و یا نداشتن انباری و پارکینگ هم در تعیین میزان شارژ موثر است. برای مثال، واحدهایی که دارای انباری هستند باید مبلغ پنجاه هزار تومان به صورت ماهانه پرداخت کنند و واحدهایی که دارای انباری و پارکینگ هستند باید مبلغ هفتاد هزار تومان به صورت ماهانه پرداخت کنند. این روش محاسبه شارژ ساختمان مناسب مجتمع‌هایی است که واحدهای یکسانی دارند، دارای سیستم گرمایش و سرمایش مرکزی نیستند و هر واحد کنتورهای آب و گاز مستقل دارند.

 

نحوه محاسبه شارژ متراژی

در مدیریت ساختمان آنلاین، این نوع محاسبه، مناسب مجتمع‌های مسکونی، اداری و تجاری است. در این نوع پرداخت شارژ، همه واحدها با توجه به میزان متراژی که دارند، شارژ خود را به صورت ماهانه پرداخت می‌کنند. برای مثال اگر شارژ هر متر ۱۰۰۰ تومان باشد، شارژ یک واحد ۱۰۰ متری، صد هزار تومان به صورت ماهانه است و شارژ یک واحد صد و پنجاه متری، صد و پنجاه هزار تومان به صورت ماهانه است. این روش محاسبه برای مجتمع‌هایی که واحدهایی با متراژ متفاوت دارند، مفید است. این مجتمع‌ها دارای سیستم گرمایش و سرمایش مرکزی هستند. اصولا بیشترین میزان هزینه‌های این گونه از مجتمع‌ها، مربوط به بخش سرمایش و گرمایش می‌شود.

 

شارژ نفری

این نحوه محاسبه شارژ برای مدیریت ساختمان آنلاین، به تعداد ساکنان هر واحد بستگی دارد و مختص مجتمع‌های مسکونی است. برای مثال شارژ هر نفر به صورت ماهانه، بیست هزار تومان است. به این ترتیب، شارژ واحدی که سه نفر ساکن آن هستند، ماهانه شصت هزار تومان می‌شود و واحدی که پنج نفر ساکن دارد، باید ماهانه صد هزار تومان پرداخت کند.این روش برای مجتمع‌هایی که سیستم آب مشترک دارند، مناسب است؛ زیرا بیشترین هزینه صرف مصرف آب می‌شود.

 

شارژ نفری متراژی

بر اساس این مدل از محاسبه شارژ ساختمان در مدیریت ساختمان آنلاین، هر واحد بر اساس تعداد افراد و متراژ واحد، باید به صورت ماهانه شارژ پرداخت کند. اصولا نحوهمحاسبه هر کدام از این بخش‌ها به صورت بیست به هشتاد است، یعنی میزان شارژی که برای متراژ تعیین می‌شود باید نسبت بیست به هشتاد با شارژ نفری داشته باشد.

برای مثال، واحدها برای پرداخت شارژ، باید نفری ۱۰۰۰۰ تومان و برای هر متر، ۸۰۰ تومان پرداخت کنند. یعنی یک واحد صد متری که سه نفر ساکن آن هستند، باید ماهیانه هفتاد هزار تومان پرداخت کند و واحدی با متراژ صد و پنجاه متری که چهار نفر ساکن دارد، باید ماهانه صد و چهار هزار تومان پرداخت کند.
این روش محاسبه مناسب مجتمع‌های مسکونی است که واحدهای آن متراژ متفاوتی دارند و سیستم سرمایش و گرمایش مرکزی دارند. این مجتمع‌ها سیستم آب مشترک نیز دارند.

 

نحوه محاسبه شارژ واحدی به همراه شارژ متراژی

این روش محاسبه شارژ ساختمان در زمینه مدیریت ساختمان آنلاین، مناسب برای مدیریت ساختمان آنلاین مجتمع‌های مسکونی، اداری و تجاری است. در این روش شارژی ثابت وجود دارد که با میزان شارژ متغیر متراژی جمع بسته می‌شود و واحدها ملزم هستند این میزان شارژ را به صورت ماهیانه پرداخت کنند.

برای مثال، شارژ ثابت یک واحد مسکونی، ماهانه پنجاه هزار تومان است و شارژ متراژی آن، ۶۰۰ تومان برای هر متر مربع است. در این صورت یک واحد مسکونی با متراژ صد متر، مبلغ صد و ده هزار تومان را باید به صورت ماهانه پرداخت کند. اگر شارژ ثابت یک واحد اداری شصت هزار تومان باشد و این واحد صد متر باشد، شارژ ماهانه آن صد و چهل هزار تومان به صورت ماهانه می‌شود.

این روش محاسبه برای مجتمع‌هایی که دارای واحدهایی با متراژ متفاوت هستند، دارای سیستم گرمایش و سرمایش مرکزی هستند و مجتمع‌هایی که ترکیبی هستند، مناسب است. منظور از ترکیبی، وجود واحدهای مسکونی، اداری و تجاری در یک مجتمع است.

 

شارژ واحدی به همراه شارژ نفری

این روش محاسبه شارژ ساختمان مناسب مجتمع‌های مسکونی است. در این روش، واحدها دارای شارژی ثابت هستند و شارژ متغیری که بر اساس تعداد ساکنین هرواحد مشخص می‌شود، به آن اضافه می‌شود و واحدها باید آن را به صورت ماهانه پرداخت کنند. برای مثال شارژ ثابت واحدها ماهانه پنجاه هزار تومان است و به ازای هر نفر باید بیست هزار تومان شارژ پرداخت کنند. با این حساب، شارژ یک واحد مسکونی که سه نفر ساکن دارد، ماهانه صد و ده هزار تومان می‌شود و شارژ واحدی با چهار عضو، ماهانه صد و سی هزار تومان می‌شود. این روش محاسبه برای مجتمع‌هایی که دارای واحدهایی با متراژ یکسان هستند و آب مشترک دارند، مناسب است.

 

شارژ واحدی به همراه شارژ نفر متراژی

در این روش محاسبه شارژ ساختمان، از ترکیب شارژ ثابت به همراه شارژ نفری و شارژ متراژی استفاده می‌شود. برای مثال، برای مدیریت ساختمان آنلاین، هر واحد مسکونی، شارژ ثابت ماهانه‌ای به مبلغ پنجاه هزار تومان دارد و برای هر متر مربع باید هزار تومان و برای هر نفر، ده هزار تومان پرداخت شود. در این صورت شارژ یک واحد مسکونی با متراژ صد متر و سه نفر عضو، صد و هشتاد هزار تومان به صورت ماهانه می‌شود. واحدی با متراژ صد و پنجاه متر مربع با چهار نفر عضو، باید مبلغ دویست و چهل هزار تومان به صورت ماهانه پرداخت کند. این روش محاسبه شارژ ساختمان برای مجتمع‌های مسکونی که دارای واحدهایی با متراژ متفاوت و سیستم گرمایش و سرمایش و آب مشترک هستند، مناسب است.

 

شارژ نفری به همراه شارژ متراژی

این نوع شارژ بر اساس تعداد ساکنین واحد و متراژ هر واحد مشخص می‌شود. برای مثال، شارژ هر متر مربع ۱۰۰۰ تومان و برای هر نفر ۱۰۰۰۰ تومان است. با این حساب، شارژ یک واحد صد متری با سه ساکن، ماهیانه ۱۳۰۰۰۰ تومان می‌شود و شارژ یک واحد صد و پنجاه متری با چهار نفر عضو، ماهیانه ۱۹۰۰۰۰ تومان می‌شود.
این روش محاسبه برای مدیریت ساختمان آنلاین مجتمع‌های مسکونی که دارای سیستم گرمایش و سرمایش و آب و گاز مشترک هستند اما متراژ متفاوتی دارند، مناسب است.

 

نتیجه گیری

در این مقاله با نرم افزار مدیریت ساختمان و ویژگی های اساسی آن آشنا شدید. مهمترین نقاط قوت یک نرم افزار مدیریت آپارتمان آن است که در خدمت کاربر باشد و بتواند به سادگی و سهولت مشکلات را در ساختمان برطرف کند. در گذشته یک مدیر ساختمان با حساب و کتاب ها بر روی کاغذ درگیر بود و مشکلات بصورت حضوری اعلام می شد اما در عصر کنونی با پیشرفت تکنولوژی دسترسی به مدیران بصورت مجازی صورت می گیرد. مشکلات بصورت غیر حضوری مطرح می شود. مدیران با ساکنین در هر نقطه ای می توانند ارتباط داشته باشند و به حل مسائل مربوطه بپردازند. همچنین ساکنین با مشاهده هزینه های ساختمان می توانند بصورت آنلاین در خود این نرم فزار آن را پرداخت کنند.

 

پیشنهاد

نرم افزار مدیریت ساختمان هومتیک بهترین اپلیکیشن موبایلی برای دسترسی به تمامی امکانات لازم در جهت مدیریت ساختمان می باشد. این نرم افزار یک پلتفرم جامع مدیریت ساختمان با تکیه بر رفع نیازها و مشکلات ساختمان هاست. در این نرم افزار مدیران می توانند به با دسترسی سریع به ساختمان و ساکنین به حل مشکلات آنان بپردازند.