اصول مدیریت مجتمع های تجاری اداری و شرح وظایف مدیر مجتمع تجاری

اصول مدیریت مجتمع های تجاری اداری و شرح وظایف مدیر مجتمع تجاری

گسترش فرهنگ شهرنشینی و افزایش جمعیت در شهرها علاوه بر ساختمان های مسکونی بر مغازه ها و دفاتر اداری نیز تاثیر گذاشته است. بطوریکه در شهرها شاهد ساختمان های تجاری و مجتمع های اداری هستیم. در مجتمع های تجاری چندین مغازه بطور تجمیع شده در یک ساختمان بزرگ واقع شده است و این خود نمودی از تاثیر پذیری کمبود فضا در مقابل افزایش مشاغل است. مرکز خرید یا پاساژ خرید یا مجتمع خرید در دوران های مختلف با تجمیع مغازه ها و حجره ها کم کم تبدیل به بازارچه شده اند. به این مجتمع ها در اصطلاح عامیانه پاساژ می گویند. امروزه پاساژها در درون یک ساختمان یا مجموعه‌ای از ساختمان‌ها قرار دارند که گاها کاربردی چند منظوره دارد. در چنین مجتمع هایی که از چندین مغازه و واحد تجاری تشکیل می شود مدیریت نقش مهمی دارد. مدیریت مجتمع های تجاری کاری بسیار سخت است زیرا که نگاه مردم به یک مجتمع تجاری نه تنها از حیث تهیه مایحتاج که محلی برای فراغت خاطر و تفریح ایشان نیز باید باشد.

اگه نگاهی به گذشته کنید خواهید فهمید که بازار در گذشته قلب زندگی مردم و تهیه نیازهایشان بوده است که امروزه مراکز خرید بزرگ جایگزین آن شده‌اند. در گذشته بازار محل خرید بود اما در عصر کنونی مجتمع های تجاری محلی برای تفریح و گذراندن اوقات فراغت مشتریان نیز می باشد. برخی از مجتمع های تجاری بزرگ دارای سالن های سینما ، کافه و رستوران و حتی تفریحگاه برای کودکان است. معماری جدید مجتمع های تجاری که از نمونه بازارهای سنتی بسیار دور شده است ، نمایانگر جلب رضایت مشتری ، لذت بردن او از خرید ، استراحت و تفریح است. در برخی مجتمع های تجاری بزرگ مانند ایران مال حتی برخی مکان ها جهت بازدید و گردش مشتریان ساخته شده تا بتوانند به نوعی جذب کننده مشتریان و نگه داشتن ایشان در فضای مجتمع باشند. عظمت و بزرگی برخی از این مجتمع ها نیازمند یک تیم مدیریتی قوی برای برنامه ریزی دقیق جهت رشد و شکوفایی چنین مجتمع هایی می باشد.

 

نحوه مدیریت شارژ و هزینه مجتمع های اداری و مدیریت بهره برداری

بسیاری از فعالان عرصه ساختمان و مجتمع های اداری و تجاری بر این باور هستند که با ساخت و فروش یک مجموعه بزرگ می توانند به اهداف خود دست یابند اما ان گونه نیست. یکی از دلایل این که امروزه برخی از مجتمع ها در عین زیبایی چندان خواستار ندارند و مشتری به سراغشان نمی رود بخاطر عدم مدیریت صحیح آن مجتمع است. مدیریت ساختمان تجاری در مرحله بعد از ساخت و فروش از مهمترین عواملی ست که باید به آن پرداخته شود تا موجب شناسایی مجتمع در نظر مردم گردد.
مدیریت بهره برداری عنوانی تازه و البته مهم است که در مدیریت مجتمع ها معمولا به کار برده می شود. وظیفه مدیریت بهره برداری آن است که بعد از ساخت و راه اندازی مجتمع تجاری ، بهره برداری از آن را مدیریت کند. بهره بردن از یک ساختمان در جهت رشد و شکوفایی آن سبب افزایش قیمت و ارزش مغازه های یک مجتمع، شهرت و جذب مشتریان بیشتر در آن می شود. اگر تیم بهره برداری بتواند با روش های به روز مشتریان و مردم را به مجتمع جذب کند قطعا سبب فروش بیشتر مغازه ها و افزایش بازدید از آنان می گردد. در زیر نگاهی گذرا به وظایف تیم بهره برداری و مدیریت بهره برداری مجتمع می پردازیم:

• خدمات حقوقی
• خدمات امنیت و نگهبانی
• خدمات نظافت و بروزرسانی ها
• خدمات مالی و حساب ها
• خدمات پارکینگ ها
• خدمات منابع انسانی شامل جذب و آموزش نیروهای لازم
• خدمات رسیدگی به واحد ها
• خدمات رضایت مشتریان

 

اصول مدیریت مجتمع های اداری

مدیریت مراکز تجاری یکی از چالش برانگیزترین کارهاست . زیرا که جذب مشتری و نگه داشتن ایشان به صورت دائمی کاری بس سخت می باشد. در عصر کنونی که تنوع محصولات و کیفیت آنان مهمترین مشخصه برندهای مختلف است ، مشتری مداری و رضایت مشتریان از مهمترین دغدغه های هر صنفی محسوب می شد. در مراکز تجاری که چندین برند و شرکت به ارائه محصولات خود پرداخته اند رقابت تنگاتنگی وجود دارد. با ای حال مدیریت مجتمع باید به نوعی برنامه ریزی نماید تا تمامی مغازه داران بتوانند امرار معاش کنند. در کنار آن جذب مشتری برای بازدید از مغازه یا برندی در داخل مجتمع یک مشکل اساسی است. برخی مجتمع های تجاری پس از مدت و هزینه زیادی به ورطه تعطیلی کشیده می شوند و این اتفاقی ست که در چند سال اخیر در شهری مانند تهران نیز شاهد آن هستیم. اگر مشتری به سمت مجتمعی نرود و از آن بازدید نکند قطعا خرید نیز صورت نمی گیرد. پس باید مدیران یک مجتمع با اصول مدیریت مجتمع های تجاری و نیازهای اساسی آن آشنا باشند تا بتوانند بهترین خدمات را ارائه داده و مشتریان را جذب کنند.

 

ملزومات مدیریت مراکز تجاری

بهره برداری از مجتمع ها و مراکز تجاری یک پدیده رو به رشد می باشد. هر روز و در تمام دنیا بر تعداد مراکز و بازار های تجاری خرده فروشی اضافه می شود به همین علت بهره برداری صحیح و کارآمد از این مجتمع ها و مراکز تجاری یک فاکتور بسیار اساسی و مهم در رونق گرفتن و بهبود عملکرد مراکز تجاری در سراسر جهان شناخته می شود.

مدیریت و بهره برداری مراکز تجاری شامل چند عنوان است که در زیر به آن می پردازیم:

• موقعیت
• منطقه بندی مرکز تجاری
• تبلیغات و بازاریابی
• خدمات و امکانات
• مدیریت مالی و حسابداری
• موقعیت یک مرکز تجاری

 

موقعیت یک مجتمع تجاری

اولین قدم و یکی از مهمترین ملزومات یک واحد تجاری برای موفقیت که مدیران باید بدان توجه کافی داشته باشند موقعیت آن مجموعه می باشد. موقعیت تعیین کننده مسیر حرکت مدیران مراکز تجاری برای موفقیت آن است. این امر نیازمند بررسی دقیق موقعیت از لحاظ جمعیت, سطح درآمد و تردد عمومی منطقه و همچنین نحوه دسترسی مشتریان به مرکز خرید می باشد. هدف اصلی از ارزیابی و بررسی موقعیت ایجاد یک مرکز قدرتمند و کاربردی ، برطرف کردن نیاز مشتریان می باشد, به گونه ای که بتواند یک تصویر ذهنی قوی در ذهن مشتریان و بازدیدکنندگان مرکز حک کند. به عنوان مثال اگر بازدیدکننده ای در فکر خرید یک دوربین دیجیتال است, این تصویر ذهنی را داشته باشد که بهترین انتخاب را می تواند در این مرکز داشته باشد.

 

اهداف یک مرکز تجاری از نظر موقعیت چندین مشخصه را دنبال می کند:

• ایجاد تصویر ذهنی قدرتمند
• ایجاد وفاداری در مشتریان و بازدیدکنندگان
• جذب برند های خوب
• مقابله قوی با رقبا
• جذب مشتریان بیشتر

 

موقعیت مناسب یک مجتمع تجاری دو اصل را پیگیری می نماید : یکی ارائه محصول و دیگری برندهای معتبر. در ارائه محصول فروش و پشتیبانی مد نظر قرار دارد و مشتری با این دو سر و کار دارد. در برند معتبر ، اصالت محصول مد نظر است و مشتری با توجه به خرید های قبلی خود به سراغ محصولی می رود که از خرید آن اطمینان خاطر دارد.

 

منطقه بندی برای مجتمع تجاری

در عصر حاضر که مراکز تجاری بیشترین بازخورد مشتری در جهان را دارند ، مشتریان ایشان را می توان به دو بخش کلی تقسیم کرد:

• خریداران متمرکز
• خریدران بی انگیزه

خریداران متمرکز خریدارانی هستند که با هدف مشخص خود وارد مراکز تجاری شده و اقدام به تهیه کالای مورد نظر خود می کنند. خریداران بی انگیزه خریدارانی هستند که بدون نیاز به کالای خاصی وارد مراکز تجاری شده و اقدام به بازدید از آنها می کنند. هر دو نوع این مشتریان برای مراکز تجاری بسیار مهم است.

برای آنکه یک مجتمع تجاری بتواند از هر دو نوع مشتری سود برده و سبب افزایش درآمد خود شود باید به فرمول خاصی مناطق قرارگیری برندهای معتبر و بزرگ را مشخص نماید تا مشتری ها با دسترسی سریع بتوانند به اهداف خود دست یابند. در عرصه رقابتی اگر منطقه بندی بدرستی صورت پذیرد می تواند باعث افزایش رونق و بهبود عملکرد مراکز تجاری شود.

 

مزایای منطقه بندی صحیح در مراکز تجاری را می توان این گونه برشمرد :

• انتخاب منطقه درست باعث می شود بازدیدکننده مدت زمان قابل قبولی را در مرکز تجاری بماند
• در جهت ایجاد تصویر ذهنی منظم برای بازدیدکننده تلاش می کند
• نوعی کمک به جذب هر دو نوع مشتری (متمرکز و بی انگیزه) خواهد داشت
• در ایجاد فضای رقابتی میان برند ها موثر است

 

تبلیغات و بازاریابی در مراکز تجاری

از دیر باز یکی از روش های جذب مشتری تبلیغات بوده است. تبلیغ یک محصول یا کالا می تواند به هر شیوه ای انجام بگیرد . در مجتمع های تجاری نیز تبلیغات هدفمندباعث افزایش رونق و بهبود عملکرد مراکز تجاری می شود. برخی از موثرترین این تبلیغات شامل, استفاده از بازدیدکنندگان مشهور و سرشناس , برگذاری جشنواره ها , برگزاری مراسم فرهنگی , ملی و مذهبی و همچنین برگزاری مسابقات و قرعه کشی میان مشتریان مرکز تجاری است.

 

سایر خدمات و امکانات مراکز تجاری

از جمله خدمات و امکانات مراکز تجاری می توان به مواردی مهمی مانند پارکینگ ها اشاره کرد. امنیت در مجتمع تجاری بسیار مهم است. دستگاه های خود پرداز و کارتخوان, تشخیص آتش سوزی, مدیریت انرژی, تدارکات, روابط عمومی, سامانه راهنمای مشتریان و … از مواردی است که یک مجتمع تجاری باید بدان مجهز باشد.

 

مدیریت مالی و حسابداری

بخش مدیریت مالی در مجتمع یکی از اصلی ترین و اساسی ترین مواردی است که باید بدان توجه کرد. قطعا هزینه های یک ساختمان باید حساب و کتاب و در آخر توسط مدیران پرداخت شود اما یک مجتمع تجاری این روند را بصورت سخت تری دنبال می کند. در مجتمع های تجاری به سبب تعداد واحد های زیاد و امکاناتی که بعضا در ساختمان ها به چشم نمی خورد حساب و کتاب های ریز تری نیز وجود دارد که در این صورت نیازمند یک سیستم مدیریت مالی جداگانه است تا دقیق تر و بهتر عمل نماید. نیاز مالی و مدیریت دارایی مرکز تجاری برعهده دارد, مدیران مالی حوزه امی باشد. آنان علاوه بر این موظف به شناسایی و مدیریت ریسک مجموعه می باشد. مدیریت مالی نیازمند برنامه ریزی دقیق جهت کسب اطمینان از جریان های نقدی در مرکز تجاری است که این امور شامل موارد زیر می شود؛

• سیستم حسابداری و حسابرسی
• پیگیری بدهی ها
• پیگیری فاکتور ها
• بررسی دریافت ها و پرداخت ها
• بررسی درآمد های مجتمع تجاری
• ساماندهی منابع مالی برای حسابرسی

 

عوامل موفقیت مجتمع تجاری

برای موفق شدن یک مجتمع تجاری در یک شهر یا منطقه باید به اصول مدیریت آن توجه کرد اما نکاتی دیگر وجود دارند که باید قبل از ساخت یک مجتمع در نظر گرفته شود. مدیریت بر اساس امکانات می تواند به بهره برداری بهتر مجتمع کمک کند پس ابتدا این امکانات باید برایش مهیا گردد. در زیر چند عنوان درباره ساخت و امکانات مجتمع که سبب رشد و شهرت آن می گردد بیان شده است.

 

– نقشه های معماری پروژه مجتمع تجاری

آنچه در معماری یک پروژه مجتمع تجاری بسیار با اهمیت است ، عرض راهروها، ارتفاع سقف ها، تعداد پارکینگ ها و اختصاص دادن فضاهایی برای امکانات تفریحی و رفاهی می باشد . در واقع امکاناتی نظیر : سینما ، شهربازی ، روف گاردن ، فودکورت ، هایپر مارکت ، تفریحی بودن مجتمع به جذب مشتری های آن کمک می کند.

 

– برندینگ مجتمع تجاری

برندیگ به معنای شهرت یک نشان یا مجموعه می باشد که می تواند یک شرکت ، یک سازمان یا یک مجتمع تجاری و تفریحی باشد. مثلا در تهران برند ایران مال مربوط به مجتمع تجاری بزرگ ایران مال در منطقه چیتگر است. عمل برندینگ یعنی القا کردن نام و نشان یک برند بر اذهان عمومی تا از آن خرید کنند یا از آن بازدید نمایند. عمل برندیگ با روش های گوناگون قابل انجام است اما تبلیغات گسترده در شبکه های اجتماعی و بیلبوردهای سطح شهر از مهمترین ایده ها برای شناساندن یک برند به مشتریان و مردم است. برندینگ یا برند بودن به قدری اهمیت دارد که گاها فقط نام یک برند سبب خرید از آن می شود . مثلا شما اگر بدانید که فلان ماشین محصول شرکت بنز است قطعا آن را می خرید. اگر فلان کفش مارک آدیداس را دارد قطعا آن را انتخاب می کنید. چرا ؟ چون تبلیغات و مشتری مداری این برندها سبب شده است تا هر کسی پس از شنیدن نام آن برند از محصولاتش استفاده کند.

 

– سیستم های امنیتی مجتمع تجاری

پس از وقوع حوادث خاص نظیر آتش سوزی ساختمان پلاسکو ،اهمیت داشتن امکانات امنیتی برای یک مجتمع تجاری مانند سیستم های حفاظتی، نظارتی، نظافتی و خدماتی بیش تر از پیش مورد توجه عموم قرار گرفت؛ زیرا که با وجود این گونه سیستم ها احساس امنیت و آرامش بیشتری به مراجعین در هنگام خرید و استفاده از امکانات مجتمع می دهد.

 

– چینش صحیح صنف های موجود در مرکز تجاری

صنف های متنوعی که در یک مجتمع حضور دارند معمولا باید مرتب و درست چیده شوند تا هم مشتری به هدف خود برسد و هم این که از سایر صنوف بازدید به عمل آورد. در مجتمع ها معمولا توجه به اصل چیدمان صنف ها بسیار مهم است و مدیران باید بدانند که عوامل رشد و شکوفایی در یک مجتمع تجاری قرارگیری برندها و صنف ها در ترکیب خاصی است. بدین شکل که صنوف همگن، هم راستا و هم خانواده در طبقات به صورت منظم و به تعداد مشخص تعبیه گردند تا امکان دسترسی و خرید آسان برای مشتریان فراهم آید.

 

– سیستم تهویه و نور و روشنایی

در مجتمع های تجاری سیستم تهویه و نور و روشنایی از تاثیرگذارترین ویژگی ها برای جذب مشتریان هستند . بدین صورت که غالبا از طریق نور لامپ ها و چراغ ها تأمین می شوند و در بیشتر جاها سفید رنگ و یکنواخت اند تا افرادی که به مجتمع مراجعه می نمایند با کاهش اشتیاق و دلسردی مواجه نشوند. سیستم تهویه یکی از مواردی ست که باید فعالانه هوای مجتمع را عوض نماید علاوه بر آن برخی عطرهای خوش بو نیز در مجتمع می تواند بر میزان رضایت مشتریان بیافزاید. برای بوی خوش در مجتمع همچنین می توان از گل ها و گیاهان با رایحه های مناسب و معتدل استفاده نمود در عین حال وجود گل و گیاه سبب کاهش استرس و اضطراب و افزایش آرامش خیال می گردد.

 

– موسیقی

پخش موسیقی و آهنگ می تواند یکی از عوامل تفریحی برای جذب مشتری به کار رود. تجربه ثابت کرده است که در سالن ها یا مجتمع هایی که موسیقی پخش می گردد مشتری ها روحیه بهتری دارند و راحت تر خرید می کنند. همچنین آرامش در مجموعه با موسیقی ملایم و مناسب یکی دیگر از فاکتورهای افزایش مخاطب در یک مجتمع تجاری است که ترجیحا بی کلام و یا با صدای ملایم باشد جذابیت بیشتری دارد.

• گرمایش و سرمایش
• سرویس بهداشتی
• پارکینگ
• آسانسور و پله برقی
• نظافت
• نیروهای خدماتی و حفاظتی

از دیگر موارد مهم در مجتمع های تجاری تفریحی است.

 

نرم افزار مدیریت مجتمع تجاری

با پیشرفت تکنولوژی ، مدیریت مجتمع های تجاری نیز تغییر کرده است . در عصر کنونی با اپلیکیشن های مدیریت ساختمان می توان هر تعداد و هر نوع مجتمعی را کنترل و مدیریت کرد. فقط کافی ست تا آن مجتمع و هزینه های آن در نرم افزار ثبت شود تا در هر ماه همه اطلاعات اعم از حساب و کتاب ها و بدهی ها ، اعلام مانده حساب ها ، سهم هر کس از شارژ مجموعه ، پرداخت هزینه ها ، لیست هزینه های لازم هر ماه و … بصورت کامل در زمان مقرر دریافت شود. نرم افزار مدیریت ساختمان هومتیک با بهره گیری از امکانات بی نظیر مدیریتی قادر است تا هر مجتمع تجاری ای را مدیریت کند و مدیران مجموعه های تجاری می توانند با خیال راحت وظایف خود را براحتی انجام دهند. در هومتیک دیگر نباید نگران این بود که ممکن است برخی اطلاع رسانی ها به موقع به ساکنین واحد ها نرسد یا برخی هزینه ها به موقع پرداخت نشود. همچنین دغدغه گزارش گیری که یکی از دردسرهای مدیران است در این نرم افزار حل شده است. تیم بهره برداری مجتمع های تجاری با استفاده از این نرم افزار می توانند براحتی کنترل کردن یک واحد مغازه ، هر تعداد واحد که در مجموعه را داشته باشند کنترل کرده و عمکرد خود را بهبود بخشند.