مدیر ساختمان چه اختیاراتی دارد؟ تفاوت وظایف و اختیارات مدیران

مدیر ساختمان چه اختیاراتی دارد ؟ تفاوت وظایف و اختیارات مدیران

اگر شما ساکن آپارتمان هستید ، گاها بر سر مسائلی با مدیر مشکلاتی دارید. اگر هم مدیر هستید قائدتا باید مشکلاتی با ساکنین خود داشته باشید. آنچه که همیشه در آپارتمان ها بین ساکنین و مدیران مشکل آفرین می شود عدم آشنایی یک طرف یا هر دو طرف با وظایف و اختیارات مدیران است. در زندگی آپارتمان نشینی مدیر نقش کلیدی در رهبری مجموعه را دارد. اما این که مدیر ساختمان چه اختیاراتی دارد تا بتواند مجموعه را بهتر مدیریت کند همیشه جای سوال دارد. در این مقاله ابتدا با انواع مسئولیت ، سپس با وظایف و اختیارات مدیران در آپارتمان آشنا می شوید.

 

تعریف مسئولیت

برای درک صحیح مسئولیت (وظایف) مدیر در ساختمان ابتدا باید بدانیم مسئولیت چیست؟ باید گفت : مسئولیت در واقع حوزه‌ای است که درآن فرد به‌ دلخواه خود مأمور انجام دادن کاری شود. این دلخواه بودن به معنی آن است که وی از سوی مافوق برای انجام وظایفی مامور شود. بنابراین مسئولیت التزام شخص، در رسیدن به شرایط مطلوبی که به دستور مافوق بر عهده دارد. حال و در این مسیر اگر این شخص باعث شود چیزی اتفاق بیفتد، باید مسئولیت عواقب آن را بر عهده بگیرد. مانند کسی که تصادف کرده است و مسئولیت آن را بر عهده دارد.

 

تعریف اختیار

برای تعریف واژه اختیار باید گفت : اختیار به زبان بسیار ساده به معنی حق انجام کار یا گرفتن تصمیمی است. اختیار نوعی نفوذ در حق انجام کارمی باشد. در واقع حق داشتن برای انجام کار اختیاری ست که تعیین می شود. در تعریفی دیگر آمده است که اختیار، هدایت یا هماهنگ‌سازی اقدامات دیگران، و استفاده از آزادی عمل شغلی – نه آزادی عمل خود شخص می‌باشد.

 

تعریف تفویض اختیار

حال که با خود اختیار آشنا شدیم در کنار آن اکثر مواقع واژه تفویض اختیار می آید که بدین معنی است. تفویض اختیار موجب می‌شود که تصمیمات از سوی کسانی که با مسائل در تماس نزدیک تری هستند ، سریع تر گرفته شود. معمولا در سازمان ها لازم است مدیریت مشخص کنند که چه کسی بایستی چه ‌کاری انجام دهد ، به ‌گونه‌ای که کار مورد نظر به کسی محول شود تا حتماً به انجام برسد. داشتن مسئولیت های مشابه یا بروز وقفه در انجام مسئولیت، مقرون به‌صرفه نیست زیرا باعث تعارض در انجام نپذیرفتن وظایف می‌شود.

 

اقسام کار یا فعالیت فرد و نتایج آن

انواع عکس العمل های فرد در قالب دو موضوع گنجانده می شود. در واقع کار یک فرد را می‌توان به دو جزء تقسیم نمود: اقدامات و تصمیمات، بنابراین، مسئولیت‌ها و اختیارات باید برحسب اقدامات محوله به یک فرد جهت انجام آنها و آزادی عمل تفویض شده، توصیف شوند: یعنی تصمیماتی که مجازند در اقدام عملی اتخاذ نمایند.
در تعریف مسئولیت و اختیار پاره ای قواعد وجود دارند که باید رعایت شوند . اختیار در هر سازمان یا مجموعه ای از بالا به پایین تفویض شده و در بین کارکنان زیر دست تقسیم می‌شود. در صورتی که در مسئولیت درست برعکس آن، از پایین به بالاست. مدیر ممکن است مسئولیت‌های خود را به زیر دست محول و اختیار را تفویض کند. با این حال مدیران در قبال اختیارات واگذار شده به زیر دستان مسئول هستند. هرگاه مدیری، مسئولیت چیزی را به کسی واگذار نماید، خود نیز در مقابل این واگذاری مسئول است. وقتی حرف از تفویض اختیار می شود در واقع مدیر ، حق تصمیم گیری در مواردی که باید انجام شود را به دیگری واگذار کرده است. این بدان معنی است که اختیار عمل از دست مدیر خارج شده است اما مسئولیت او در قبال نحوه عمل باقیست.

 

تعریف مدیر ساختمان

برای آن که اختیارات مدیر ساختمان را بدانیم ابتدا باید بدانیم و او کیست و چطور انتخاب می شود. اگر بخواهید بدانید مدیر ساختمان کیست ؟ باید گفت مدیر ساختمان آن کسی است که از بین ساکنین و یا از بیرون ساختمان ، توسط مجمع عمومی مالکین انتخاب می شود و مسئول رسیدگی به تمامی امور مشترک ساختمان اعم از حفاظت عمرانی ، جمع آوری شارژ و پرداخت هزینه ها ، رسیدگی به درخواست ها و شکایات ساکنین و … می باشد

 

چه کسانی می توانند به عنوان مدیر ساختمان انتخاب شوند ؟

مدیر ساختمان و وظایفی که دارد ما را بر آن داشته که ابتدا بدانیم چه کسانی برای این سمت می تواند انتخاب شوند. بر اساس قانون ، انتخاب مدیر ساختمان با رای مستقیم مجمع عمومی مالکین انجام می شود و این مجمع می تواند تمامی کسانی که نامزد تصدی این سمت می باشند را مورد بررسی قرار داده و از میان آنان ، هر فردی را که صلاحیت لازم و کافی را داشته باشد را به این سمت برگزیند (تفاوتی ندارد که فرد انتخاب شده از میان ساکنین ساختمان باشد و یا از بیرون ساختمان برای تصدی این سمت انتخاب شود ) .

یکی از سوالات مهم در زمینه انتخاب مدیر این مورد است که ؛ ( آیا این امکان وجود دارد که مدیر ساختمان از میان مستاجرین ساختمان انتخاب شود؟ ) در پاسخ به این سوال همواره نظرهای مختلفی وجود دارد .

برخی می گویند که مستاجرین نمی توانند به عنوان مدیر ساختمان انتخاب شوند و مدیر بالاجبار باید از میان یکی از مالکان انتخاب گردد ، آنان دلایل شان را اینگونه بیان می کنند که اولا مدت زمان تصدی سمت مدیریت بر طبق قانون دو ساله می باشد و مدت زمان قرارداد مستاجرین معمولا یکساله می باشد. آنچه در این نظر بر وظایف مدیر تاثیر می گذارد آن است که ، مستاجری که مدیر است اگر در میانه تصدی مدیریت دوره اجاره اش تمام شود و به ساختمان دیگری برود، مدیریت ساختمان قبلی برایش مقدور نیست یا نمی تواند بصورت کامل به امورش رسیدگی کند. اما این دیدگاه در مورد مالکی که ملک خود را در ساختمانی که مدیر است می فروشد نیز صدق می کند.

دلیل دیگر این عده ، ذکر این مورد است که ؛ در ذیل قانون اشاره ای به مستاجرین برای تصدی شغل مدیریت نشده است ، پس به این دلیل مستاجر نمیتواند مدیر ساختمان باشد . برخی نیز اینگونه استدلال کرده اند که مستاجر چون مالکیتی بر ساختمان ندارد ، آنگونه که باید دلسوز نبوده و امور را دلسوزانه پیگیری نمی کند .
در مقابل نیز عده ای گفته اند که ، مستاجرین نیز می توانند در صورت انتخاب شدن در جایگاه مدیر ساختمان قرار بگیرد . دلایل این افراد نیز متعدد است ، یکی از دلایلشان این است که می گویند ؛ درست است که در ذیل قانون در قسمت انتخاب مدیر ، اشاره ای به مستاجرین نشده ، ولی منعی هم برای آنان وجود ندارد . از طرفی نیز گاهی اتفاق می افتد که مالکی واحد خود را اجاره داده و در طی یک سال و یا چندین سال به ساختمان سر نم یزند و در این حالت مستاجر به شرایط ساختمان ، نسبت به مالک آشناتر است.

با توجه به تمام این تفاسیر ، چون قانونگذار منعی برای انتخاب مستاجر به عنوان مدیر ساختمان در ذیل قانون تملک آپارتمان ها قرار نداده است ، پس می توان گفت مدیر یک ساختمان می تواند از بین یکی از مالکین ، یا مستاجرین و یا حتی شخصی خارج از ساختمان با رای مجمع عمومی مالکین انتخاب شود .

 

شرح وظایف و اختیارات مدیر ساختمان

حال که با توجه به موارد بالا دانستیم مدیر چه کسی است و چگونه انتخاب می شود به شرح وظایف مدیریت آپارتمان می پردازیم. هم چنین در کنار وظایف، نگاه کوتاهی به اختیاراتی که مدیر در حیطه این مسئولیت ها دارد می اندازیم.

 

– بیمه ی آتش سوزی : اولین و اصلی ترین وظیفه ی یک مدیر ساختمان را بیمه نمودن آپارتمان در زمینه ی آتش سوزی نام برد . تمامی آپارتمان ها ، اعم از مسکونی ، اداری ، تجاری و … باید دارای بیمه ی آتش سوزی باشند تا در صورت وقوع حادثه ساکنین تحت پوشش بیمه قرار گرفته و آسیب های مالی به حداقل برسد . وظیفه ی این امر صراحتا توسط قانونگذار بر عهده ی مدیر ساختمان گذاشته شده است . ماده ۲۰ آیین نامه ی قانون تملک آپارتمانها در این رابطه می گوید ؛ مدیر یا مدیران مکلفند تمام بنا را به عنوان یک واحد در مقابل آتش‌سوزی بیمه نمایند . سهم هر شریک از حق بیمه با توجه به ماده ۴ قانون به وسیله مدیر ، تعیین و از شرکا اخذ و به بیمه‌گر پرداخت خواهد شد .

اختیار در این مسئولیت : مدیر در این وظیفه می تواند طبق نظر خود بیمه ای مناسب را برای آتش سوزی ساختمان در نظر بگیرد.

 

– حفاظت عمرانی از ساختمان : از دیگر وظایف مهم و اساسی مدیر یک ساختمان رسیدگی به بخش های آسیب دیده یا آسیب پذیر ساختمان می باشد ، بدین صورت که آن بخش هایی از قسمت های آسیب پذیر و فرسوده ی ساختمان که خطر تخریبش یا آسیب زدن به دیگر بخش ها را دارند ، یا موجب نارضایتی ساکنین می باشند را شناسایی و ثبت نموده و پس از گرفتن شارژ و مشورت با مجمع عمومی و ساکنین ، به تعمیر آن بخش ها بپردازد .

اختیار در این مسئولیت: در این مسئولیت مدیر می تواند مطابق با نظر خود در تعمیر بخش های آسیب دیده اولویت بندی کند به شرطی که سبب ایجاد خرابی بیشتر نشود و به نفع ساختمان باشد. همچنین برای تعمیرات مطابقه سلیقه و تجربه خود می تواند تعمیرکار استخدام کند.

 

– معین نمودن میزان شارژ هر واحد : هر آپارتمان دارای مجموعه هزینه هایی است که باید محاسبه و پرداخت شوند ، این هزینه ها شامل ؛ هزینه ی سرایداری ، نگهبان ، متصدی آسانسور ، هزینه نگاهداری تاسیسات ، باغبان ، تزئینات قسمت‌های مشترک ، قبوض آب و برق و گاز قسمت های مشترک و … می باشد . این هزینه ها (که در اصطلاح عامیانه به آن شارژ گفته می شود) را باید از ساکنین ساختمان جمع آوری و پرداخت نمود . این میزان شارژ امکان دارد به نسبت نفرات ، متراژ واحد و … متفاوت باشد. تشخیص و تعیین میزان شارژ هر واحد از جمله مهمترین وظایف مدیر ساختمان می باشد . در این مورد “ماده ۲۱ قانون تملک آپارتمان ها” بیان نموده است : مدیر یا مدیران مکلفند میزان هزینه مستمر و مخارج متعلق به هر شریک و نحوه پرداخت آن را قبل یا بعد از پرداخت هزینه به وسیله نامه سفارشی به نشانی قسمت اختصاصی یا نشانی تعیین شده از طرف شریک به او اعلام نمایند.

اختیار در این مسئولیت: مدیر در این زمینه اختیار دارد تا زمان دریافت شارژ را تعیین و مطابق با هزینه ها برآورد شارژ کند. این که این هزینه ها چطور مصرف شود و کدام در اولویت قرار گیرند مطابق نظر و اختیار مدیر است.

 

– گرفتن مبلغ شارژ از ساکنین و پرداخت هزینه ها : مدیر ساختمان علاوه بر آنکه باید میزان شارژ هر واحد را مشخص و به ساکنین و مجمع عمومی مالکین اعلام کند ، وظیفه دارد مبلغ شارژ را جمع آوری و صرف هزینه های مشخص شده کند. به نوعی می توان گفت ؛ جمع آوری و هزینه شارژ نیز از مهمترین وظایف هر مدیر ساختمانی می باشد .

اختیار در این مسئولیت: همانطور که ذکر شد اختیار در هر کاری تصمیم بر انجام آن محسوب می شود. گرفتن شارژ از ساکنین وظیفه مدیر ساختمان است اما این که از کدام ساکن زودتر بگیرد تصمیمی است که مدیر در آن مخیر است.

 

– تعیین قوانین ساختمان و ابلاغ آن به ساکنین : از دیگر وظایف مهم و اساسی مدیر ساختمان ها این است که موظف اند با مشورت مجمع عمومی مالکین ، آن دسته از قوانینی که باید توسط ساکنین رعایت شوند را پیش بینی و در چارچوب آیین نامه درج و به اطلاع ساکنین برساند .
اختیار در این مسئولیت: تعیین قوانین و ابلاغ آن امری بدیهی در مدیریت است. وظیفه ای که هر مدیری باید انجام دهد اما اختیار این که چطور ابلاغ کند یا چه زمانی ابلاغ کند اختیاری ست که مدیر در انجام آن کار دارد.

 

– رسیدگی به اختلافات و شکایات ساکنین : مدیر ساختمان وظیفه دارد به کلیه اختلافاتی که امکان دارد در بین ساکنین نسبت به فضاهای اشتراکی یا هزینه ها ایجاد شود ، رسیدگی کند . همچنین وظیفه دارد تا پاسخگوی شکایاتی که ساکنین نسبت به هزینه شارژ دارند باشد یا درخواست های ساکنین نسبت به عیب و ایرادهای فضاها و خدمات اشتراکی را رسیدگی کند . در صورتی که مدیر ساختمان نسبت به این شکایت‌ها واکنش مناسبی نداشته باشد و به آن ها رسیدگی نکند ، ساکنان می‌توانند به دستگاه قضایی مراجعه نموده و شکایتشان را مطرح نمایند . این مورد نیز در ذیل ماده ۲۴ آیین نامه ی قانون تملک آپارتمان ها اینگونه آمده است : هر یک از شرکا که در مورد سهمیه یا میزان هزینه مربوط به سهم خود معترض باشد ، می‌تواند به مدیر مراجعه و تقاضای رسیدگی نسبت به موضوع را بنماید . در صورت عدم رسیدگی یا رد اعتراض ، شریک می‌تواند به مراجع صلاحیت‌ دار قضائی مراجعه کند .

اختیار در این مسئولیت: مسئولیت رسیدگی به اعتراضات و شکایات یکی از مهمترین و سخت ترین وظایف مدیران ساختمان است. در این مسئولیت روش های مدیر برای عملکرد بهتر می تواند اختیارات او در انجام این مسئولیت باشد.

 

– تایید و ارائه ی رسید تسویه حساب هزینه‌ های ساختمان : اگر مالکی قصد انتقال واحد ساختمانی اش را داشته باشد ، باید کلیه اسناد تسویه هزینه‌ های ساختمانی را به دفترخانه اسناد رسمی تسلیم کند . این اسناد باید به تایید و امضای مدیر ساختمان نیز رسیده باشد . فقط در این حالت است که اسناد معتبر بوده و صحت دارند .

اختیار در این مسئولیت: تایید اسناد مسئولیت رسمی مدیر است و مدیر این اختیار را دارد که این اسناد را با توجه به شرایط و مدارک تایید نکند. در واقع اگر مدیر این اختیار را نداشته باشد باید مدارک را تایید کند اما مدیر با بررسی مجموعه مدارک و شواهد می تواند به دلیل این که مثلا شارژ عقب افتاده ای وجود دارد یا هزینه ی پرداخت نشده ای ، از تایید مدارک امتناع کند. مسئولیت این امتناع بر عهده خود مدیر است و مدیر می تواند در مرجع معتبر با ارائه دلیل خود را مبرا کند.

 

– صورت برداری از صورت ‌جلسات مجمع‌ عمومی مالکان : یکی دیگر از وظایف مدیر ساختمان ، صورت برداری و ثبت موضوعات تایید شده در مجمع عمومی مالکان می باشد . در این زمینه قانون طبق ماده ی ۱۲ آیین نامه قانون تملک آپارتمان ها بیان داشته است که ؛کلیه تصمیمات مجمع عمومی شرکاء باید درصورت‌ جلسه نوشته و به وسیله مدیر یا مدیران نگهداری شود .

در کنار وظایف ذکر شده برخی اختیارات نیز وجود دارد که مدیر می تواند در آنان نیز ورود کند اما اگر خود را دخیل نکند از وظایفش سرپیچی نکرده است. با این حال برخی اختیارات در جهت آسودگی ساکنین و برخورداری بهتر ایشان از مشاعات ساختمان است.

 

نتیجه گیری

با توجه به موارد بالا با تعریف اختیارات آشنا شدید. اختیار در واقع همان آزادی عمل در انجام وظیفه ایست که به یک مدیر سپرده می شود. مثلا نحوه انجام خرید برای ساختمان : چه فروشگاهی ، چه مارک محصولی ، چه قیمتی . اگر شیر آب مشترک حیاط خراب شود مدیر باید هزینه آن را از شارژ ساختمان پرداخت کند. خرید و نصب شیر مسئولیت مدیر است اما این که از چه فروشگاهی با چه قیمتی و چه مارک محصولی خریداری کند اختیاری ست که مدیر دارد. معمولا اختیارات در جهت سود بیشتر جمعی به مدیران داده می شود. مدیران با تدابیر یا تجربیات خود باید سعی کنند تا کمترین هزینه و بیشترین سود را برای ساکنین ایجاد کنند. به همین دلیل است که مدیران در هر مجموعه ای ، افرادی با تجربه و مدیریت کننده هستند تا در جهت هماهنگی و آسودگی جمع بکوشند.

 

پیشنهاد

اپلیکیشن مدیریت ساختمان هومتیک با امکانات فراوان وظایف مدیر یک آپارتمان را در خود گنجانده است. هر شخصی که در ساختمان مدیر است می تواند با کمک این نرم افزار به آسودگی هزینه و مشکلات ساختمان را مدیریت کند. ساکنین نیز به کمک هومتیک می توانند براحتی مدیر را در انجام وظایفش یاری کنند و آپارتمانی با نشاط و بروز داشته باشند.