چک لیست مدیریت ساختمان
اگر شما هم مدیر هستید یا با مدیریت ساختمان سر و کار دارید ، حتما باید از خود پرسیده باشید که چک لیست چیست و وظیفه ی رسیدگی به آن بر عهده ی کیست ؟ در جواب این سوال باید گفت چک لیست فهرستی است از نکات ، سوال ها و فعالیت ها که مسئولیت رسیدگی به آنها بر عهده مدیر ساختمان می باشد . چک لیست مدیریت ساختمان فعالیت های زیاد و پیچیده در آپارتمان را به کار های کوچکتری تقسیم می کند که رسیدگی به آنها را آسانتر کرده و کنترل روی آنان را افزایش می دهد . مدیر ساختمان می تواند در برخی حالات برای حفظ ایمنی و درست انجام شدن کار ها ، برای تهیه این چک لیست از یک فرد متخصص کمک بگیرد .
هدف استفاده از چک لیست
در کل هدف استفاده از چک لیست این است که مطمئن شویم هیچ یک از جزئیات یک فعالیت ، فراموش نشده و به شکل استاندارد و با ترتیب درست و منطقی ، انجام شده است . چک لیست ها به ما کمک می کنند تا هر عملی به موقع و در جای خود انجام گیرد و به نوعی در کارمان نظم ایجاد می کند.
کاربرد چک لیست ها در مدیریت ساختمان
چک لیست می‌تواند کاربردهای بسیار متنوعی داشته باشد که از جمله آنها می توان به موارد زیر اشاره کرد :
– چک لیست به عنوان راهنمای انجام کار در یک مجتمع مسکونی
– چک لیست به عنوان ابزاری برای کنترل کیفیت کارهای ساختمان
– ابزاری مشورتی برای اطمینان از نگاه همه جانبه به فعالیت های ساختمان
مزایای استفاده از چک لیست چیست ؟
مدیر یک ساختمان می تواند برای پیشبرد بهتر امور از چک لیست استفاده کند که استفاده از آن نتایج متعددی دارد که از جمله آنها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد :
– استانداردسازی
با استفاده از چک لیست می توان هر فعالیتی را مستقل از اینکه توسط چه کسی انجام شده ، به شکل یکسانی انجام داد .
– افزایش ایمنی
هنگامی که در یک مجتمع مسکونی قرار است چند فعالیت مختلف انجام شود و بی توجهی به یکی از آنها هم می تواند حادثه ساز باشد ، تنظیم چک لیست و به کارگیری آن ، می‌تواند احتمال بروز مشکلات و سوانح را کاهش دهد . بنابراین افزایش ایمنی یکی دیگر از دستاوردهای بکارگیری چک لیست است .
– افزایش کیفیت کارهای موردی و اضطراری
بعضی مواقع بصورت مکرر کار های تکراری را انجام می دهیم که باعث تبدیل شدن آن به عادت برای ما می شود و ذهن ما هنگام انجامشان ، چندان هوشیار نیست . اما کارهای غیرتکراری هم چالش دیگری دارند : ما آنقدر آنها را انجام نداده ایم که مطمئن باشیم در شرایط ویژه می‌توانیم وضعیت را به خوبی مدیریت کنیم .
– شفاف شدن تقسیم وظایف
چک لیست ها باعث می شوند که در تقسیم وظایف شفاف سازی صورت بگیرد و هر کسی مسئولیت خودش را انجام دهد و از سوی دیگر باعث افزایش مسئولیت پذیری می شود . مدیریت ساختمان می تواند با استفاده از چک لیست نظارت و کنترل بیشتری روی فعالیتهایی که از جانب تعمیرکاران و سرویس کاران یا کار هایی که از جانب خودش صورت می گیرد داشته باشد .
چک لیست کاملاً مشخص می‌کند که چه کسی باید چه کاری را در چه زمانی انجام دهد و کسی که چک لیست را تکمیل می‌کند ، با تیک زدن چک لیست یا امضا کردن زیر آن ، تلویحاً می پذیرد که مسئولیت تک تک موارد ذکر شده در چک لیست را بر عهده می‌گیرد .
– انتقال دانش و تجربه از طریق ایجاد لیست اطلاعات فنی ساختمان
ایجاد چک لیست در یک مجتمع مسکونی باعث می شود که اطلاعات فنی که از بازدید بخش های مختلف ساختمان حاصل شده ، مثل وضعیت درب و پنجره ، وضعیتآسانسور و … ساختمان ذخیره سازی شود تا با تغییر در تیم مدیریتی ، تیم جدید از آخرین آمار فنی و… ساختمان مطلع باشند . وقتی تیم مدیریتی جدید ، چک لیست های انجام یک فعالیت مشخص را که توسط افراد حرفه ای تنظیم شده ببینند، می توانند نکاتی را کشف کنند که از چشم آنها پنهان مانده است . چک لیست ، بسیار شفاف تر از توضیحات کلی است و می تواند در مستند سازی تجربیات ، نقش مهمی ایفا کند .
مواردی که باید در چک لیست درج شود کدامند ؟
مدیر ساختمان باید تمامی بخش های ساختمان که نیاز به رسیدگی و نگهداری دارد را وارد چک لیست کند و به هریک از آنها رسیدگی کند . بخش های مختلف ساختمان که احتیاج به نگهداری و مراقبت دارند در ذیل آمده است .
– وضعیت درها و پنجره ها
برای اینکه به طول عمر مفید درب و پنجره های یک مجتمع مسکونی افزوده شود لازم است تا به برخی نکات و دستورالعمل ها در نگهداری درب و پنجره توجه و دقت شود . مدیر ساختمان باید برای هریک از بخش های زیر یک سطر یا ستونی در چک لیست اختصاص دهد تا با رسیدگی به آنها مانع آسیب دیدگی شود و از طرفی تمام اطلاعات در یک جا ذخیره شوند .
– روغن کاری
درب و پنجره ها در محل لولا ها باید روغن کاری شوند تا بصورت روان باز و بسته شوند . روغن کاری در زمان مناسبش مانع از آسیب دیدگی به این وسایل شود .
– بررسی و تست عملکرد یراق ها
مدیر ساختمان باید به بررسی و تست یراق ها اقدام کند و از عملکرد صحیح آنها اطمینان حاصل کند . یک درب و پنجره زمانی کارآیی و عملکرد درست و صحیح دارد ، که به راحتی و آسانی باز و بسته شود و دستگیره های آن به راحتی حرکت کند . از این رو، باید به عملکرد روان یراق درب و پنجره توجه داشته باشیم و آن را بازرسی کرده و با روغن کاری و یا رگلاژ عملکرد آن را درست و بهینه کنیم . ولی باید به این نکته دقت داشت ، که آچار کشی و ریگلاژ یراق درب و پنجره باید حتما توسط افراد آشنا و متخصص انجام شود .
– لوله کشی
نیاز است تا تمام مشکلاتی که ممکن است برای سیستم لوله کشی ساختمان پیش آید درج چک لیست شود تا رسیدگی به هریک از این بخش ها به نحو احسن انجام پذیرد . در ذیل به برخی از آنها اشاره می شود . مشکلات مربوط به تاسیسات ساختمان ، لوله کشی ، نشتی لوله فاضلاب ، سیستم لوله کشی گرمایش از کف ، لوله کشی گاز ساختمان ، برخی از بدترین مشکلاتی است که موجب سلب آسایش ساکنین می شود . گاهی همین مشکلات کوچک موجب بروز خسارات بیشتر شده و هزینه تعمیرات هنگفتی را به همراه دارد . سیستم لوله کشی ساختمان در اثر مرور زمان دچار فرسایش شده و ممکن است لوله ها ترک خورده و یا پوسیده شوند . رسیدگی و تعمیر سیستم لوله کشی و تاسیسات ساختمان بر عمر مفید ساختمان افزوده و از مشکلات بعدی ناشی از صدمات رطوبت به قسمت های دیگر پیشگیری می کند .
– برق ساختمان
ممکن است به دلایل مختلف شدت جریان برق یک آپارتمان افزایش یا کاهش یابد و در صورتی که سیستم برقی آن آپارتمان ضعیف باشد یا از قبل دچار آسیب شده باشد باعث بروز مشکلات جدی تر و خطرناکتری خواهد شد . مدیر ساختمان باید نسبت به بازرسی از فیوز ها ، سیم کشی برق ها و سیستم روشنایی اقدام کند و طبق چک لیست از پیش طراحی شده پیش رود و هیچ یک از موارد مهم را فراموش نکند .
– بازرسی از سیستم های گرمایشی و سرمایشی
امروزه بسیاری از آپارتمان ها وجود دارند که به سیستم گرمایشی مرکزی و موتورخانه مجهز هستند . و از شوفاژ به عنوان منبع گرمایی خود استفاده می‌کنند . از آنجا که این سیستم وظیفه گرم کردن واحدهای زیادی را در یک ساختمان برعهده دارد ، پس هرگونه ایراد در عملکرد آن می‌تواند منجر به بروز مشکلات بیشتری شود و افراد زیادی را دچار آسیب کند . لازم است مدیر ساختمان این مورد را نیز شامل چک لیست ساختمان کند تا خرابی ناگهانی این بخش باعث بروز مشکلات دیگری نشود . بنابراین، سرویس موتورخانه آپارتمان، بسیار اهمیت دارد. با بازدید دوره‌ای از تاسیسات موتورخانه آپارتمان و دیگر بناها، می‌توان ضمن بالا بردن راندمان و بهینه کردن آن، هزینه های ناشی از خرابی آن را نیز کاهش داد .
– ایمنی و حفاظت در برابر حریق
بخش ایمنی باید درج چک لیست ساختمان باشد و مدیر ساختمان باید بازرسی از شاخص های ایمنی یک ساختمان را در الویت کاری خود قرار دهد و انجام آن را به یک فرد متخصص بسپارد زیرا بروز حوادثی نظیر آتش سوزی می تواند خسارات مالی و جانی فراوانی را متوجه ساکنین نماید . بنابراین فراهم نمودن شرایط لازم برای افزایش شاخص های ایمنی ساختمان در برابر حریق یک ماموریت مهندسی در ساختمان های امروزی است . تامین ایمنی ساختمان در برابر آتش سوزی به ویژه در برج ها و آسمان خراش ها از اهمیت مضاعفی برخوردار است .
– بازرسی از ایزوگام ساختمان
مدیر ساختمان باید نسبت به بازدید از ایزوگام پشت بام اقدام کند و در چک لیست ساختمان برای آن قسمتی را در نظر بگیرد . مدیر باید خرابی هایی که ممکن است در ایزوگام بوجود آید را شناسایی کند و نسبت به بازرسی از آنها اقدام کند .
بعضی از این خرابی ها عبارت اند از :
- وجود چروکیدگی و باد کردگی در ایزوگام
- نشست و خرابی و ترک در سقف و دیوار ها
- سوراخ شدن ایزوگام به دلیل وجود وسایل سنگین روی آن مثل کولر
- سوراخ شدن لایه آلمینیومی در روی آن و ماندن آب زیر آن
- مراحل ترمیم ایزوگام دچار خرابی
– آسانسور
مدیر ساختمان باید یک زمان مشخصی را برای بازرسی از آسانسور اختصاص دهد تا از درست بودن و عملکرد صحیح آن مطمئن شود . زمان سرویس آسانسور بستگی به فاکتورهای زیادی همچون نوع ، موارد استفاده و سن آن دارد . مدیر ساختمان برای ایمنی بهتر و درست انجام شدن کار ها می تواند از متخصصین مربوطه کمک بگیرد تا در اسرع وقت به این موضوع رسیدگی کنند . باید تمام مواردی که جزء سرویس آسانسور می شود در چک لیست مدیر ساختمان فهرست بندی شود و پس از بررسی و رفع عیب ، اطلاعات تعمیرات و سرویس کاری را در چک لیست مذکور ثبت کنند . ثبت این اطلاعات در چک لیست باعث می شود تا تشخیص هر گونه مشکلی که بعد ها ممکن است برای آسانسور پیش آید آسانتر شود .
روش سرویس آسانسور شامل بررسی تمامی قسمت های عملکردی آسانسور از جمله مسیر حرکت ، سرعت ، تجهیزات اضطراری ، ارتباط تلفنی و عملکرد درب ها می باشد . در اصل ، هر جنبه ای از آسانسور که بر ایمنی و راحتی مسافران در ساختمان شما تاثیر می گذارد ، باید به طور مرتب بررسی شود . از طرفی مدیر ساختمان باید به تاریخ انقضای بیمه آسانسور نیز توجه داشته باشد تا در مواقع لازم نسبت به تمدید آن اقدام کند.
– حق شارژ ساکنین ساختمان
در چک لیست مدیریت ساختمان ، باید بخشی را به کنترل حق شارژ های دریافت شده اختصاص دهند . مدیر باید مشخص کند که از کدام واحد ها شارژ دریافت کرده و از کدام ها خیر . همچنین باید هزینه های جاری ساختمان مثل هزینه‌های مربوط به سرایدار، هزینه‌ی آب ، برق و گاز مشترک ، هزینه ی تعمیرات و نگهداری از قسمت‌های عمومی آپارتمان ، هزینه ی نگهداری از گیاهان در محوطه ی عمومی و رسیدگی به باغچه و هزینه ی اقلام مورد نیاز برای استفاده در بخش‌های عمومی (مانند تجهیزات نظافت ، تجهیزات الکتریکی و…) مشخص گردد تا هیچ کدام از آنها را قلم نیندازد .
نتیجه گیری
آنچه در بالا ذکر شد مهمترین مواردی بود که باید در یک چک لیست مدیر ساختمان درج شود. علاوه بر این موارد، مدیریت هر ساختمان با توجه به وظایفی که در آن دارد می تواند چک لیست خود را تغییر دهد. همچنین مواردی که برای ساختمان به خصوصی لازم است را به این چک لیست اضافه کند. در کل تهیه چک لیست برای آن است که مدیر ساختمان بتواند به تمامی وظایف خود به موقع رسیدگی کند و چیزی را از قلم نیاندازد تا موجب نارضایتی ساکنین یا آسیب به ساختمان نشود.
پیشنهاد
اپلیکیشن مدیریت ساختمان ، یک ابزار فوق العاده دقیق برای تهیه چک لیست از فعالیتهایی می باشد که مدیر ساختمان باید انجام دهد. آنچه که باید یک مدیر در یک آپارتمان انجام دهد با هومتیک به راحتی قابل دسترس است و مدیر می تواند با مراجعه به آن تمامی وظایف خود را مشاهده نماید. علاوه بر آن برخی وظایف مدیر در ساختمان بصورت خودکار توسط خود نرم افزار انجام می گیرد تا ایشان درگیر برخی مسائل نگردد.
