جلسه اعضای ساختمان و نکات مهمی که باید بدانیم

همه چیز درباره جلسه اعضای ساختمان

برای اینکه بتوان در یک مجتمع مسکونی زندگی آرام و مسالمت آمیزی با سایر همسایگان داشت بهتر است فرهنگ آپارتمان نشینی در مجتمع نهادینه شود . در ساختمان هایی که چندین واحد در کنار هم زندگی می کنند ، استفاده از برخی امکانات ساختمان به صورت مشترک می باشد . مانند پارکینگ ، راه پله ، آسانسور و موارد دیگر . استفاده و نگهداری از این امکانات مشترک یا به عبارتی مشاع ، نیازمند هماهنگی می باشد . همچنین در برخی از ساختمان ها خدماتی چون آب و گاز ممکن است مشترک باشد . محاسبه سهم هر واحد از مبلغ این قبوض خدماتی و پرداخت آنها نیز نیاز به یک فرد مشخص دارد . اصولا در هر ساختمان یک شخص را به عنوان مدیر ساختمان انتخاب می کنند تا این هماهنگی ها و پرداخت ها را انجام دهد . همچنین در صورت بروز عیب در تاسیسات و امکانات ساختمان اقدام به رفع عیب آن کند . هر مدیر بنا به مسائلی که در ساختمان وجود دارد و یا اینکه ممکن است به وجود بیاید ، و یا اینکه برای ارائه گزارش ماهانه یا فصلی و سالانه ، جلساتی را با اهالی ساختمان برگزار می کند تا علاوه بر ارائه گزارشات مربوط به فعالیت های صورت گرفته ، در مورد مسائل مختلف ساختمان نیز به تبادل نظر بپردازند . در این مقاله به همه چیز درباره جلسه اعضای ساختمان خواهیم پرداخت و خواهیم دانست در این نوع جلسات به چه موضوعاتی می پردازند و رسیدگی به امور را چطور پیگیری می کنند .

جلسه هیئت مدیره ساختمان چیست ؟

هرچند وقت یکبار اعضای هیئت مدیره ساختمان و سایر اعضای مجمع عمومی جلسه ای را برگزار می کنند تا با یکدیگر در مسائل قابل تصمیم گیری ساختمان مشورت کنند . بطور کلی ، جلسه یک نوع گردهمایی بوده که اعضای آن از دو یا چند نفر تشکیل شده باشد . این افراد دارای هدف های مشترکی بوده که یکی از ابزارهای مهم رسیدن به هدف های خود را در تشکیل جلسه می دانند . جلسه از آنجایی دارای اهمیت است که می ‌تواند نقش به سزایی در تصمیم گیری ها و تغییر روش ها ایفا نماید .

در جلسه ی اعضای ساختمان چه مواردی مطرح می شود ؟

1. توضیح فعالیت های صورت گرفته و ارائه گزارشات مالی
2. ارائه ترازنامه مالی ساختمان منتهی به پایان سال مالی و تصویه صورت حساب ها
3. تصمیم گیری در مورد مبلغ شارژ ماهیانه در سال آینده و تصویب آن
4. انتخاب جانشین برای مدیر ساختمان برای سال آینده
5. دریافت و ذخیره سازی هزینه ها بابت استفاده از آسانسور هنگام اسباب کشی
6. تصمیم گیری در مورد نصب دوربین مدار بسته و همچنین بررسی بیمه آتش سوزی ساختمان
7. بررسی و رسیدگی در مورد روغن ریزی ماشین ها و تذکر به مالکین در مورد رفع روغن ریزی ماشین هایشان ، رسیدگی به مشکلات کف پارکینگ
8. بررسی در مورد خرید کپسول آتش نشانی و نصب سیستم اطفا حریق
9. تبادل نظر در مورد نظافت ساختمان و شستشوی نمای ساختمان ، نصب آنتن مرکزی ساختمان و رسیدگی به فضای سبز ساختمان
10. تصمیم گیری در مورد تعمیرات آسانسور ، تعمیر موتور پمپ آب ، تعمیر آیفون مجتمع و رسیدگی و تعمیر سیستم فاضلاب ساختمان
11. بحث و تبادل نظر در مورد قوانین جاری در آپارتمان
12. دریافت هزینه ها بابت خسارت وارده از جانب مستاجران جدید به ساختمان در هنگام اسباب کشی
13. بررسی موضوعات مربوط به حوادث آسانسور و همچنین بیمه حوادث ساختمان

چه کسانی در جلسه ی اعضای ساختمان حضور دارند و دارای چه مسئولیت هایی هستند ؟

1- هیئت مدیره

در قانون تملک آپارتمان ها و آیین نامه های اجرایی آن اختیارات زیادی برای هیئت مدیره در نظر گرفته شده است . طبق این قوانین ، هیئت مدیره ساختمان باید وظایف خود را انجام دهند . هیأت مدیره باید سهم هر یک از مالکین و متصرفین واحدها را از هزینه های مشترک تعیین کنند . وصول سهم مالک یا متصرف ممتنع از هزینه های مشترک به وسیله ابلاغ اظهارنامه و صدور اجرائیه و قطع خدمات مشترک در اختیار هیأت مدیره است طرح شکایت در دادگاه علیه مالک یا متصرفی که از پرداخت سهم خود از هزینه های مشترک امتناع می کند از اختیارات هیأت مدیره است گواهی مربوط به تسویه حساب هزینه های مشترک باید به تأیید هیأت مدیره برسد . همچنین تقاضا از وزارت مسکن برای انتخاب کارشناس به منظور تأیید پایان عمر مفید ساختمان در صورت عدم توافق مالکان ، نیز از وظایف هیأت مدیره است .

2- مدیر

مدیر با توجه به صلاحیت ها و اختیاراتی که قانون به وی داده است ، می تواند در بسیاری از امور ورود کند و مشکلات و مسائل ساختمان را با توجه به قانون ، رفع کند . مدیر در جلسه اعضای ساختمان باید حضور داشته باشد و به وظایف خود در این جلسه برسد . از آنجا که ممکن است برخی از مالکان بنا به عللی در جلسات مجمع عمومی حاضر نباشند و چون اطلاع غایبین از مفاد تصمیمات جلسه ضروری است و این تصمیمات برای کلیه شرکا الزام آور است ، لذا مدیر مکلف است ظرف ده روز از تاریخ تشکیل مجمع عمومی تصمیمات متخذه را به اطلاع شرکای غایب برسانند . به نظر می رسد مدیران دارای تمامی اختیارات لازم برای اداره ساختمان جز آنچه که در صلاحیت خاص مجامع عمومی است می باشند و محدود کردن اختیارات مدیران به موجب اساس نامه (قراردادخصوصی) یه به موجب تصمیمات مجمع عمومی تنها بین مدیران و مالکین معتبر بوده و در برابر اشخاص ثالث قابل استناد نیست .

مدیر یا مدیران چه شرایطی باید داشته باشند ؟

قانون شرایطی را برای مدیر در نظر گرفته است که حتما مدیر یک مجتمع مسکونی حتما باید دارای این شرایط باشد . در ادامه به شرایط قانونی مد نظر برای مدیر خواهیم پرداخت . مدیر ممکن است شخص حقیقی یا شخص حقوقی باشد . شخص حقوقی می تواند یک نفر شخص حقیقی به عنوان نماینده به مجمع عمومی ساختمان معرفی نماید . از جمله شرایط مدیر امانت داری اوست ، که در قانون مورد اشاره قرار گرفته است . قانون گذار برای احراز سمت مدیریت شرط سنی قایل نشده است . بنابراین ، مدیر میتواند دارای هر شرط سنی باشد مشروط بر این که دارای اهلیت باشد . علاوه بر این مالکین می توانند شرایط دیگری نیز در اساس نامه برای مدیر تعیین کنند تا انتخاب مدیر بر مبنای آن شرایط صورت گیرد .

منظور از هنر مدیریت چیست ؟

کسی که مسئولیت مدیریت ساختمان را بر عهده گرفته است باید دارای یکسری از خصوصیات و ویژگی های فردی باشد و توانایی انجام کارهای تیمی را داشته باشد تا بتواند امور مربوط به ساختمان را با هم هماهنگ کند و آنها را به نحو احسن پیش ببرد . در کل مقصود از مدیریت علم و هنر متشکل و هماهنگ کردن رهبری و کنترل فعالیت های دسته جمعی برای نیل به هدف های مطلوب با حداکثر کارآیی است .

یک ساختمان باید دارای چند مدیر باشد ؟

هر مجتمع مسکونی با توجه به خصوصیات و ویژگی هایی که دارد تیم مدیریتی متفاوتی را نیز انتخاب می کند . مجتمع های آپارتمانی توسط یک یا چند مدیر که برای مدت محدودی تعیین شده و قابل عزل می باشند ، اداره می شوند . و قانونگذار حداقل و حد اکثر تعداد مدیران را پیش بینی نکرده و تنها اشاره نموده است که تعداد اعضای هیأت مدیره باید فرد باشد ، تا به هنگام تصمیمات جمعی ، هیأت مدیره در تشخیص رأی اکثریت دچار بلاتکلیفی نگردد . با توجه به ماده پانزده آیین نامه اجرایی قانون تملک آپارتمان ها تعداد مدیران باید فرد باشد . در ساختمان های دارای مساحت کم ، یک مدیر نیز کافی است . ولی مالکین می توانند بیش از یک نفر مدیر تعیین نمایند .

چه لزومی به وجود هیئت مدیره برای ساختمان می باشد ؟

به توجه به بزرگی و تعداد جمعیت بالای یک مجتمع مسکونی تیم هیئت مدیره متناسب با آن شکل میگیرد . در مجتمع های بزرگ وجود هیأت مدیره ضرورت می یابد و چون هیأت مدیره در هر حال ، صورت انفرادی ندارد و تصمیمات آن باید به اکثریت آرای حاضرین اتخاذ شود ، تعداد اعضای هیأت مدیره نمی تواند کمتر از سه نفر باشد و گر نه اکثریتی ایجاد نخواهد شد . قانونگذار حداکثر تعداد مدیران را پیش بینی نکرده است . بنابراین ، آنها می توانند به هر تعداد باشند . ایرادی که به نظر می رسد این است که در واقع اگر تعداد ساکنین یک مجتمع زیاد باشند و علاقه مندان به سمت مدیریت بیش از تعداد لازم باشد اداره ساختمان دشوار خواهد بود ، به همین دلیل پیش بینی حداکثر تعداد اعضای هیأت مدیره از جانب قانونگذار ضروری می نماید . مالکین می توانند در اساس نامه حداقل و حد اکثر تعداد مدیران را پیش بینی نمایند .

قانون تملک آپارتمان و آیین نامه های اجرایی در مورد مجمع عمومی ساختمان چه می گوید ؟

با توجه به یکسری از پارامترهایی که در مجتمع مسکونی حاکم است ، مجمع عمومی شکل می گیرد . مثلا وسعت مجتمع مسکونی و تعداد مالکین می تواند در تعیین مجمع عمومی موثر باشد . مجمع عمومی با حضور مالکان در ساختمان تشکیل می شود . مهم ترین مرجع برای اداره ساختمان مجمع عمومی است که تصمیمات اساسی و خط مشی کلی راجع به اداره امور ساختمان را اتخاذ نموده ، و مدیران را انتخاب و عملیات آنها را بررسی ، تأیید یا تصحیح می نماید . در صورتی که تعداد مالکین از سه نفر تجاوز کند ، مجمع عمومی مالکین تشکیل می شود . بنابراین ساختمان هایی مشمول قانون هستند که تعداد مالکان آن بیشتر از سه نفر باشد . در چنین حالتی ، این شرایط پیش می آید که ساختمان های با تعداد مالکان کمتر تابع مقررات توافق شده فیمابین اند و تکلیفی در اجرای قانون گفته شده ندارند ، اما نباید نادیده گرفت که در هر حال ساختمان های دارای سه مالک و کمتر نمی توانند بدون هیچ گونه برنامه ریزی و ضوابطی اداره شوند و مالکان به رعایت حداقل ضوابط عمومی برای اداره آنها مکلف اند .

دعوت از اعضای مجمع عمومی چگونه صورت می گیرد ؟

با توجه به اینکه در قانون به چگونگی دعوت اعضای مجمع عمومی اشاره ای نشده اما مالگان می توانند در این زمینه با هم به توافق برسند . با توجه به این که چگونگی دعوت و قانونی بودن آن از اهمیت ویژه ای برخوردار است و قانونگذار نیز در این زمینه سکوت نموده است ، مالکان باید در مورد نحوۀ دعوت اعضا به توافق برسند و تعیین کنند ، آیا دعوت اعضای مجمع از طریق نصب اطلاعیه بر روی تابلوی اعلانات ساختمان صورت گیرد یا از طریق ارسال دعوت نامه به وسیله پست سفارشی به نشانی آنها ، هم چنین با توجه به این که محل تشکیل جلسات هم مشخص نیست ، مالکین باید نسبت به تعیین محل جلسه اقدام کنند . در آگهی دعوت از مالکان برای تشکیل مجمع عمومی دستور جلسه و تاریخ و محل تشکیل مجمع ذکر شود .

نتیجه گیری

در جلسه اعضای ساختمان باید همه کسانی که در بالا ذکر شد حضور داشته باشند. البته این جلسه می تواند برعرف ساختمان نیز منطبق باشد. مثلا مدیریت و ساکنین در اولین جلسه با توافق ساکنین زمان و تعداد آن را در سال تعیین کنند. همچنین برای آن که برخی مسائل بصورت دوره ای حل و فصل شود می توان جلسات فوق العاده نیز در نظر گرفت. بسته به کارکرد مجموعه آپارتمان یا نیازهای ساکنین می توان تعداد جلسات را کاهش یا افزایش داد و موضوعات مد نظر را تصویب کرد. آنچه که در این جلسات بیشتر از همه مد نظر قرار دارد هماهنگی و همکاری ساکنین با مدیریت در جهت رفع مشکلات می باشد و زمان و مکان جلسه یا عرف آن در درجه بعدی اهمیت قرار دارند.