در یک مجتمع مسکونی هر چند وقت یکبار جلسه ای با حضور تمام اعضای هیئت مدیره صورت می گیرد و در آن جلسه نسبت به امور مهم و ضروری ساختمان مشورت و تصمیم گیری های لازم صورت انجام می شود . تصمیماتی که در این جلسه گرفته می شود بصورت مکتوب در می آید . صورتجلسه همان خروجی تصمیماتی است که در یک جلسه گرفته می شود . صورتجلسه ی هیئت مدیره خیلی حائز اهمیت است زیرا یکی از مواردی محسوب می گردد که تصمیمات اتخاذ شده در آن می تواند باعث بهبود شرایط ساختمان گردد و امور جاری آن به نحو احسنی صورت پذیرد . هیئت مدیره باید تمامی تغییرات و تصمیم گیری هایی که برای ساختمان گرفته می شود را در قالب یک صورتجلسه تنظیم نماید . تهیه و تنظیم صورتجلسه ی هیئت مدیره بسیار پر اهمیت است زیرا بسیاری از تصمیم گیری هایی که در این جلسه گرفته می شود ، می تواند در تغییر شرایط ساختمان و بهبود امور موثر باشد . در این مقاله قصد داریم تا به همه چیز درباره صورتجلسه ی هیئت مدیره ساختمان بپردازیم و بدانیم کدام موارد در این صورتجلسه عنوان و قید می شود .
هیئت مدیره ساختمان
در یک مجتمع مسکونی برای پیشبرد امور و بهتر انجام شدن کار ها ، مجمع عمومی اقدام به انتخاب مدیر یا هیئت مدیره ی ساختمان می نماید . وظیفه ی هیئت مدیره یا مدیر این است که ساختمان را از هر گونه خرابی و آسیب حفظ نماید . همچنین باید وظایفی که به عهده ی آنها قرار داده می شود را انجام دهند . مدت زمان خدمت هیئت مدیره در این پست به مدت دو سال می باشد ولی مجمع عمومی می تواند نسبت به این مدت زمان تصمیم گیری های لازم را انجام دهند و بیشتر از این به هیئت مدیره زمان بدهند . هیئت مدیره تا جایی می تواند از فرامین مجمع عمومی پیروی کند که این فرامین بر خلاف سایر قوانین موضوعه کشوری نباشد .
تعداد اعضای هیئت مدیره ساختمان
در این خصوص قانون ملاحظات خود را بیان کرده است و طبق ماده 15 آیین نامه اجرایی قانون تملک آپارتمان ها تعداد اعضای هیئت مدیره باید فرد باشد تا در هنگام تصمیم گیری ها رای اکثریت تعیین کننده باشد . در صورتی که یکی از اعضای هیئت مدیره استعفا بدهد و یا اینکه فوت شود مجمع عمومی فوق العاده تشکیل می شود تا نسبت به تعیین جانشین تصمیمات لازم را بگیرند . همچنین اگر تعداد بیشتری از اعضای هیئت مدیره به دلایل مختلف از آن خارج شوند مجمع عمومی فوق العاده ای تشکیل می شود تا در مورد انتخاب هیئت مدیره ی جدیدی تصمیم گیری انجام دهند .
وظایف هیئت مدیره ساختمان
- حفظ و نگهداری ساختمان
- بیمه ی ساختمان
- تعیین میزان شارژ و اخذ آن از ساکنین
- رسیدگی به امور تعمیراتی تاسیسات ساختمان
- پیگیری شارژ های معوقه
- تنظیم صورتجلسه ها
1- حفظ و نگهداری ساختمان
در جلساتی که در ساختمان صورت می گیرد هیئت مدیره ساختمان نسبت به اقداماتی که باید در راستای حفظ و نگهداری ساختمان انجام شود تصمیم گیری می کنند و یکی از اعضای هیئت مدیر وظیفه دارد تا از این تصمیمات یک صورتجلسه تنظیم کند . همچنین این تصمیمات باید وارد مرحله ی اجرایی شوند و این مسئولیت مدیر و اعضای هیئت مدیره می باشد تا تمام اقدامات لازم را برای حفظ و نگهداری ساختمان بسنجند و مناسب ترین اقدامات را انجام دهند .
حفظ و نگهداری ساختمان از جمله اقداماتی محسوب می شود که تضمین کننده ی طول عمر بیشتر ساختمان می باشد . اقداماتی که در این راستا صورت می گیرد باعث می گردد علاوه بر اینکه ساختمان دارای طول عمر بیشتر می شود همچنین دارای شکل و ظاهر خوبی نیز گردد . در کل اقدامات این چنینی باعث افزایش بهره وری و بهینه کار کردن ساختمان ها می گردد . اگر نسبت به حفظ و نگهداری ساختمان کوتاهی صورت بگیرد باعث می گردد تا ساختمان فرسوده گردد و به مرور زمان باعث تخریب ساختمان شود که این می تواند علاوه بر تحمیل هزینه های مالی ، خطرات جانی نیز برای ساکنین داشته باشد .
2- بیمه ساختمان
در جلساتی که بین اعضای هیئت مدیره صورت می گیرد به مساله بیمه ی ساختمان نیز توجه می شود و اقداماتی که در این خصوص لازم است را انجام می دهند . بیمه ساختمان باید در صورتجلسه ی هیئت مدیره قید گردد تا در صورت بروز حوادث غیرمترقبه در دوره های بعدی و حال دوره ی مدیریت ، بتوان به صورتجلسه ی هیئت مدیره استناد کرد که هیئت مدیره نسبت به بیمه کردن ساختمان اقدامات لازم را انجام داده است . قید شدن این مساله در صورتجلسه ی هیئت مدیره می تواند به مدیران بعدی ساختمان کمک کند تا اوضاع ساختمان را بهتر رصد کنند .
3- تعیین میزان شارژ
هیئت مدیره ی ساختمان با توجه به هزینه هایی که یک ساختمان دارد مبلغی را به عنوان شارژ ماهیانه تعیین می کنند . این شارژ در قبال ارائه برخی از خدمات از ساکنین اخذ می شود . هزینه هایی مانند حقوق پرسنل ساختمان ، هزینه های قسمت مشاع ساختمان و… در قالب این شارژ ماهیانه گنجانده می شود و ساکنین باید نسبت به پرداخت به موقع آن اقدام کنند . میزان مبلغ تعیین شده در صورتجلسه ی هیئت مدیره قید می گردد تا به اطلاع سایر ساکنین رسانده شود و همچنین به عنوان یک منبع اطلاع دهنده برای سایر مدیرانی که در آینده می آیند محسوب می شود تا بر اساس آن و با مقایسه ی قیمت ها در طول ماه ها و سالیان متعدد تصمیم به تعیین مبلغ شارژ ماهیانه جدید بنمایند .
4- رسیدگی به امور تعمیراتی تاسیسات ساختمان
در جلسه ی هیئت مدیره ی ساختمان نسبت به تعمیراتی که قرار است در ساختمان انجام شود تصمیم گیری میشود . تعمیراتی مثل تعمیر تاسیسات گرمایشی و سرمایشی ساختمان ، تعمیرات ایزوگام ، تعمیر و سرویس آسانسور و … در جلسه ی هیئت مدیره نسبت به این موارد تصمیم گرفته می شود . موارد مطرح شده در صورتجلسه قید می شود تا اقدامات عملی در مورد آنها صورت بگیرد .
5- پیگیری شارژ های معوقه
برخی از ساکنین نسبت به پرداخت شارژ ماهیانه ی واحد خود کوتاهی می کنند و در چند دوره شارژ های خود را پرداخت نمی کنند . در جلسه ی هیئت مدیره نسبت به این شارژ های معوقه تصمیم گیری می شود تا در موقع مناسب پیگیری شوند و مبالغ از ساکنین اخذ گردد . تصمیم گیری در این مورد و تنظیم زمانبندی مناسب در صورتجلسه ی هیئت مدیره قید می گردد تا الزام به پیگیری را ایجاد کند . در صورت پرداخت نکردن شارژ های معوقه هیئت مدیره نسبت به پیگیری قضایی این ساکنین متخلف اقدامات لازم را انجام میدهد .
6- تنظیم صورتجلسه ها
هیئت مدیره ی ساختمان تصمیم گیری ها و اقداماتی که باید انجام دهند را در صورتجلسه ای تنظیم می کنند تا از جلسه ی خود یک خروجی داشته باشند تا مطابق با آن مسائل مهم ساختمان را پیگیری کنند . اعضای هیئت مدیره وظیفه دارند تا از این صورتجلسه ها نگهداری کنند تا بعد ها در دسترس سایر مدیران ساختمان قرار گیرد . به موجب ماده ۱۲ آئین نامه ، کلیه تصمیمات مجمع عمومی شرکا باید در صورتجلسه نوشته شده و به وسیله مدیر یا مدیران نگهداری شود . حفظ و نگهداری از صورتجلسه ها باعث می گردد تا در مواقع مورد نیاز قابل استناد باشند .
نمونه ای از یک فرم صورتجلسه
صفحه :
پیوست :
:صورتجلسه
تاریخ : ………………….. ساعت : ………………. محل تشکیل …………………
موضوع جلسه……………………………………………………………………………
شرکت کنندگان ………………………………………………………………………….
شرح تصمیمات : ………………………………………………………………………….
امضای حاضرین در جلسه:
انتخاب مدیر ساختمان
از چالش های مهمی که اهالی ساختمان با آن مواجه هستند بحث انتخاب مدیر ساختمان می باشد که همین تصمیم تاثیر مستقیمی بر روی تنظیم صورت جلسه هیئت مدیره ساختمان نیز دارد. از این رو بسیاری از افرادی که در مجتمع های مسکونی زندگی می کنند باید نسبت به نحوه انتخاب مدیر ساختمان اطلاعاتی کسب کنند.
بر اساس روال کلی اهالی ساختمان با برگزاری مجمع عمومی ساختمان اعضای اصلی هیئت مدیره را انتخاب می کنند. در انتهای فرایند انتخاب اعضای اصلی هیئت مدیره این اعضاء موطف هستند از میان اعضاء یک فرد را به عنوان مدیر ساختمان انتخاب کنند. در برخی از ساختمان ها مدیر ساختمان می تواند یکی از اعضاء هیئت مدیره نیز نباشد ولی با این وجود او باید یکی از ساکنین اصلی باشد.
مواردی که در اساسنامه آپارتمان باید ذکر شود
جلسه اعضای ساختمان و نکات مهمی که باید بدانیم
مدیریت ساختمان | بهترین روش مدیریت ساختمان چیست؟
حقوق هیئت مدیره ساختمان چگونه محاسبه می شوند؟
