در جوامع امروزی مدیریت ساختمان جز جدایی ناپذیر زندگی های شهری شده است. بدون شک شما هیچ ساختمانی را پیدا نخواهید کرد که در آن مشکلات مربوط به مدیریت ساختمان در آن وجود نداشته باشد. زندگی امروزی شرایط خاصی برای ساکنان ساختمان ها به وجود آورده است. به طوری که از یک سو روابط همسایگی از هم گسسته شده و یکدیگر را نمی شناسند و از سویی دیگر ساختمان و استفاده از فضا های مشترک و دریافت خدمات رفاهی و آسایشی اعضای یک ساختمان را به هم پیوند زده است. بنابراین ارائه مدیریت ساختمان توسط یک مدیر و هماهنگ کننده آن از جمله نیازهای ضروری هر مجتمع و مجموعه محسوب می شود. بدیهی است که در چنین مواردی نقش نرم افزار های مدیریتی ساختمان بسیار پررنگ تر از قبل خواهند بود.
اگر شما حداقل تجربه یک بار زندگی کردن در ساختمان یا مجتمع را داشته باشید، بدون شک شاهد به وجود آمدن خرابی یا آسیب هایی در ساختمان خواهید بود. قطعا حل کردن این مشکلات، نیاز به پیگیری زیاد شخص و یا اشخاصی دارد. در این مقاله ما قصد داریم به طور کامل در مورد موضوع مدیریت ساختمان به طور کامل و جامع صحبت نموده و تمام کار ها و وظایف مربوط به مدیریت ساختمان را برای شما به شکل واضح توضیح دهیم. پس پیشنهاد می کنم در ادامه با ما همراه باشید.
به احتمال قوی اکثر ما در باره وظایف مدیر ساختمان اطلاعات کاملی نداریم اما باید بدانید مدیریت ساختمان از جمله مواردی است که در قانون به صراحت درباره آن توضیح داده و به طور کامل به آن پرداخته است. مسئولیت مدیریت ساختمان کار آسانی نیست. با قاطعیت می توان گفت: مدیریت ساختمان یکی از مهم ترین اعضای جدایی ناپذیر هر ساختمان یا مجتمع مسکونی است که اداره آن، بدون حضور مدیریت کاری دشوار یا حتی در بعضی مواقع غیرقابل تصور خواهد بود. در باره مدیریت ساختمان همیشه مسائل مهمی مطرح است. از جمله مسائلی که در باره آن مطرح می باشد و می توان اشاره کرد: نحوه ی انتخاب مدیر ساختمان است. و یا اینکه چه کسانی می توانند مدیریت ساختمان را بر عهده بگیرند و این دوره تا چه زمانی طول خواهد کشید؟
مجمع عمومی مالکان
قبل از اینکه با مفهوم کلی مدیریت ساختمان و با چگونگی انتخاب آن آشنا شویم، بهتر است ابتدا با مفهوم مجمع عمومی مالکان آشنا شویم. براساس قانون تملک آپارتمان ها، مجمع عمومی مالکان در هر ساختمان از تمامی مالکان واحدهای آپارتمانی تشکیل می شود. وظیفه اصلی این مجمع عمومی مالکان برگزاری جلسات سالانه، انتخاب مدیریت ساختمان و تصمیم گیری برای مسائل مهم ساختمان، از قبیل: بازسازی و سایر مخارج مربوط به ساختمان است. در واقع مدیر ساختمان موظف است تصمیم های مجمع را به طوری که با رضایت تمام اهالی ساختمان باشد، به اجرا درآورد. در حالت عادی در هر ساختمانی که بیش از سه مالک داشته باشد، باید شخصی به عنوان مدیر ساختمان منصوب شده و مدیریت ساختمان را برعهده بگیرد.
مدیر ساختمان وظایفی همانند پرداخت قبض، پیگیری دریافت بیمه های مرتبط ساختمانی مانند آتش سوزی، جمع آوری شارژ ساختمان و تعیین سهم هر آپارتمان را بر عهده دارد. در صورتی که مجتمع مسکونی بسیار بزرگ و مدیریت آن کار دشواری باشد، اعضای مجمع می توانند به جای انتخاب یک نفر، چند نفر را به عنوان هیئت مدیره انتخاب کرده و وظیفه مدیریت ساختمان را به عهده بگیرند. در این صورت، باید توجه داشت که تعداد اعضای هیئت مدیره باید به شکلی عمل نمایند که در هنگام تصمیم گیری مشکلی به وجود نیاید. شما می توانید مدیریت ساختمان خود را از میان مالکان، مستاجران یا حتی کسانی که در ساختمان زندگی نمی‌کنند، انتخاب کنید.
به طور معمول مدیریت ساختمان یک سال و یا در نهایت دو سال می تواند این مسئولیت سنگین و مهم را بر عهده بگیرد. هرچند، مجمع عمومی مجتمع مسکونی میتوانند این مدت را اضافه کنند، ولی بهتر است مدیریت ساختمان به تمام ساکنان داده شود تا تمام ساکنین آپارتمان با سختی این کار آشنا شده و همین امر باعث بالا رفتن میزان مشارکت و مسئولیت پذیری بیشتر ساکنین خواهد شد.
مدیریت ساختمان
مدیر ساختمان به فرد یا افرادی گفته می شود که مدیریت ساختمان را انجام می دهند. توجه به این نکته ضروری است که مدیر یا مدیران جهت اداره امور ساختمان موظف به تبعیت از تصمیمات مجمع عمومی مالکان هستند. در صورتیکه که تصمیم گرفته شده توسط مجمع عمومی خلاف قوانین تملک آپارتمان ها و آئین نامه اجرایی آن یا خلاف سایر قوانین کشور باشد، به طور معمول مدیر یا هیئت مدیره مسئولیتی جهت اجرای آن قوانین نخواهند داشت. خب حال که با تعریف مدیریت ساختمان آشنا شده بهتر است به موارد جزئی تر این موضوع یعنی به وظایف مدیر برای مدیریت ساختمان بپردازیم. پس در ادامه با ما همراه باشید.
تصمیم گیری های مدیریت ساختمان در هزینه های مشترک
مهم ترین وظیفه مدیریت ساختمان، حفظ و نگهداری ساختمان می باشد، اگر بخواهم به صورت واضح تر این مطلب را بیان کنم، اولین و مهم ترین وظیفه مدیریت ساختمان، جلوگیری از خرابی ساختمان و انجام امور محوله با بهترین شرایط خواهد بود. یکی از وظایف مدیریت ساختمان جهت مدیریت، که برای بیشتر افراد آشنا است، محاسبه و تقسیم هزینه های مشترک ساختمان بوده که به آن شارژ آپارتمان می گویند. چگونگی تعیین سهم هر واحد باید در جلسات مجمع عمومی مالکان مشخص شود. در صورتی که مالکان روشی را برای تعیین سهم واحد ها مشخص نکنند، سهم هر واحد طبق قانون محاسبه می شود. طبق قانون برای آن بخش از هزینه ها که با مساحت واحد مرتبط است، مثل هزینه آب یا گاز، بر اساس نسبت مساحت زیر بنای اختصاصی نسبت به متراژ تصمیم گیری می‌‌شود.
از جنبه دیگر قضیه اگر دقت کنیم، هزینه های وجود دارند که به مساحت واحد ارتباطی نخواهند داشت، برای مثال آسانسور یا سرایدار، مبلغ مورد نظر به صورت مساوی بین واحدها تقسیم خواهد شد. در این مورد لازم است این نکته را در نظر داشته باشید که اگر ملک در اختیار مستاجر باشد، بخشی از هزینه ها بر عهده ی مالکان است و بخش دیگری بر عهده مستاجر ین خواهد بود. اگر همان طور که در قسمت بالا گفته شد، در ساختمان روش خاصی برای محاسبه شارژ وجود نداشته باشد، در این صورت باید طبق قانون عمل کرد که به صورت زیر است. طبق قانون سهم هر یک از مالکین یا استفاده کنند گان از هزینه های مشترک، به صورت زیر خواهد بود:
آب، گاز، ایزوگام پشت بام و غیره که با مساحت زیربنا ارتباط دارد با این روش محاسبه می گردد؛ نسبت مساحت قسمت اختصاصی به مجموع مساحت قسمت های اختصاصی تمام ساختمان ( به عبارتی نسبت به متراژ ) و سایر مخارج که ارتباطی به میزان مساحت و زیر بنا ندارد از قبیل:
هزینه های مربوط به سرایدار، نگهبان، متصدی آسانسور، هزینه ی نگه داری تأسیسات، باغبان، تزئینات قسمت های مشترک و غیره به طور مساوی بین مالکین یا استفاده کنند گان تقسیم می شود. در صورتیکه هر یک از افراد اعتراضی نسبت به میزان سهم و هزینه آن داشته باشند، بایستی از مدیریت ساختمان کمک بخواهند. در نتیجه مدیر وظیفه دارد به اعتراض آنها رسیدگی نماید. البته این نکته حائز اهمیت است که در صورتیکه اعتراض افراد منطقی نباشد، همچنین رسیدگی به این موضوع جز وظایف مدیران است و در صورتیکه پیگیری نکنند، معترضین می توانند به مراجع صلاحیت دار قضایی مراجعه نمایند.
بیمه کردن ساختمان
یکی از مهم ترین وظایف مدیریت ساختمان بیمه کردن ساختمان در برابر حوادثی مانند آتش سوزی و زلزله و … است. آتش سوزی یکی از حوادثی است که ممکن است در هر لحظه از زمان رخ بدهد، بنابراین بیمه کردن ساختمان در برابر آتش سوزی یکی از مهم ترین وظیفه مدیریت ساختمان است. مدیر ساختمان باید براساس متراژ هر واحد سهم هر واحد را در بیمه آتش سوزی مشخص کرده و ساختمان را در برابر این حادثه بیمه کند.
نقش مدیریت ساختمان در اطلاع رسانی تصمیمات به افراد غایب در جلسه
ساکنین و مالکین ساختمانی باید در زمان و مکان مشخص شده در جلسه حضور داشته باشند ولی بعضی مواقع ممکن است تعدادی از ساکنین یا مالکین به دلایل مختلف در جلسه حضور نداشته باشند که با این وجود مدیریت ساختمان به طور قطع باید تصمیمات جلسات را به افراد غیب در جلسات اطلاع بدهد. مدیریت ساختمان موظف است که حداکثر ۱۰ روز بعد از تاریخ برگزاری جلسه، تصمیمات گرفته شده را به ساکنین یا مالکینی که در جلسه حضور نداشتند، اطلاع رسانی نماید.
مالکان و ساکنان بدهکار
در صورت خودداری ساکنان یا مالکان از پرداخت سهم خود از هزینه های مشترک بایستی مدیر یا هیئت مدیره با ارسال اظهار نامه، مبلغ بدهی را به وی اطلاع داده و آنرا مطالبه کنند. شما می توانید اظهار نامه را از دادگاه تهیه کنید و به وسیله مدیریت ساختمان در سه نسخه تنظیم و در ادامه امضاء می گردد. در پایان این فرآیند، فرم ها در دفتر دادگاه به ثبت می رسند و توسط مامور دادگاه به بدکاران ابلاغ می گردند.
قطع خدمات بر روی ساکنان بدهکار
یکی از وظایف مدیریت ساختمان این است: که چنانچه پس از گذشت 10 روز از تاریخ ابلاغ اظهار نامه، مالکین یا ساکنین بدهی خود را نپردازند، موجب ماده 10 قانون مدیران بنا به تشخیص خود می توانند: از ارائه امکانات و خدمات مشترک مانند شوفاژ، تهویه مطبوع آب گرم ( نه آب سرد )، برق، گاز و غیره به آنها خودداری کنند. مدیریت ساختمان این اجازه را ندارند که قبل از ابلاغ اظهار نامه، اقدام به این کار کنند. در همین راستا باید بدانید که در صورتیکه مدیریت ساختمان با توجه به وظایف مربوطه برای وصول مطالبات ساختمان برای ساکنان بدهکار اظهار نامه ارسال کند ولی مالک یا مستاجر بدهکار همچنان اقدامی جهت تسویه انجام ندهد. اداره ثبتی که در محله مربوط به آپارتمان قرار دارد، به تقاضای مدیر یا هیئت مدیره برای وصول مبلغ ذکر شده در اظهار نامه ابلاغ شده، اجرائیه صادر می کند.
عملیات اجرائی بر اساس مقررات اجرای اسناد رسمی صورت می گیرد. به این ترتیب که بعد از ابلاغ اجرائیه توسط دفتر اسناد رسمی، به اندازه بدهی بدهکار، اموال او بازداشت می شود و ارزش اموال بازداشت شده توسط کارشناس، ارزیابی می گردد و سپس به حراج و مزایده گذاشته خواهد شد، به این ترتیب از این راه میزان طلب ساختمان وصول می گردد. مدیریت ساختمان جهت دریافت مطالبات ساختمان علاوه بر ابلاغ اظهار نامه و صدور اجرائیه از طرف اداره ثبت محل وقوع آپارتمان می تواند از طریق طرح و اقامه دعوی در دادگاه نسبت به وصول مطالبات ساختمان از واحد یا واحدهای بدهکار اقدام نمایند.
ارائه گواهی تسویه حساب هزینه های مشترک
با توجه به ماده 12 قانون تملک آپارتمان ها، دفاتر املاک رسمی وظیفه دارند زمان تنظیم سند انتقال، اجاره، رهن، صلح و … گواهی مربوط به تسویه حساب هزینه های مشترک را از مالک بگیرند. لازم به ذکر است که تاییدیه مدیریت ساختمان در این گواهی ضروری است و می بایست تایید گردد که تمامی هزینه های مشترک تسویه شده است. بنا بر این هر گز فراموش نکنید زمان خرید خانه گواهی تسویه را از مالک قبلی دریافت نمایید. در صورتیکه خودتان قرار است ملکی را تخلیه نمایید، حتما با مدیر ساختمان تسویه نمایید و از او رسید دریافت کنید.
نوسازی و بازسازی ساختمان
یکی دیگر از وظایف مدیر ساختمان امور مربوط به بازسازی ساختمان است که البته در صورتیکه در مجمع عمومی مالکین به نتیجه برسند که نیاز به بازسازی ساختمان وجود دارد. این موضوع با اکثریت آرا به تصویب برسد، به موجب قانون، مجری این طرح مدیر یا مدیران هستند که در واقع نماینده مالکان خواهند بود و اقدامات لازم را باید انجام دهند. در صورتیکه مالکی همکاری لازم را جهت تخلیه واحد خود هنگام بازسازی ساختمان انجام ندهد، با درخواست مدیر یا مدیران مجموعه، رئیس دادگستری یا رئیس مجتمع قضائی محل با احراز تامین مسکن مناسب برای وی توسط سایر مالکان، دستور تخلیه آپارتمان یادشده را صادر خواهد کرد. بنابراین از دیگر وظایف مدیریت ساختمان درخواست تخلیه واحدی است که مالک آن از همکاری با سایر مالکین جهت بازسازی و یا نوسازی ساختمان خودداری می کند و ملک خود را تخلیه نمی نماید.
سایر قوانین ساختمان
قرار دادن اشیاء اضافی، گذاردن میز و صندلی و هر نوع اشیاء دیگرو همچنین نگهداری حیوانات در قسمت‌های مشترک ساختمان و پارکینگ اختصاصی و همچنین نگهداری حیوانات خانگی در تمامی قسمت های ساختمان (حتی در آپارتمان)، گذاشتن کفش، دمپایی و جا کفشی در پشت درب آپارتمان و در محوطه راهروها، تغییر شکل و رنگ درب آپارتمان به گونه ای که موجب ناهماهنگی واحدها، هر گونه استفاده اداری و تجاری از آپارتمان های مسکونی، قراردادن کیسه زباله و سطل آشغال در پشت درب آپارتمان، ریختن زباله و آشغال در حیاط و راهروها ممنوع است و تمامی این موارد می تواند در برنامه مدیریت گنجانده شود. هر یک از واحدهای ساختمان فقط و فقط دارای یک پارکینگ ( و بالتبع مجاز به پارک تنها و تنها یک خودرو بوده) و یک واحد انباری می باشد که محل آن در صورت مجلس تفکیکی ساختمان مشخص شده و در ساختمان نیز با نصب شماره معیّن گردیده است.
پارک خودرو در غیر از پارکینگ اختصاصی هر واحد و در محل های مشاع درون پارکینگ (که به منظور راحتی تردّد و دور گرفتن خودروها در نظر گرفته شده است) و همچنین قراردادن اشیاء در غیر از انباری اختصاصی هر واحد و همچنین در پارکینگ و مشاعات عمومی ممنوع است. انباری واقع در زیر پله زیر زمین محل قرار دادن وسائل سرایدار بوده و فضاهای اضافی در اتاقک آسانسور در پشتبام و اتاق تاسیسات در پارکینگ صرفاً جهت قراردادن وسائل مرتبط با ساختمان خواهد بود.اسبابکشی و حمل مصالح ساختمانی و نخاله های ناشی از تعمیرات با آسانسور و استفاده اختصاصی از برق عمومی به هر منظور، میزان و مدّتی ممنوع بوده و سرایدار مکلّف به ممانعت از انجام این عمل خواهد بود. درصورت تعمیرات ساختمانی و بنّایی لازم است هماهنگی های مورد نیاز با سرایدار جهت نظافت فوقالعاده ساختمان انجام شود.
بدیهی است جبران زحمات اضافی سرایدار در این خصوص بر عهده واحد مذکور خواهد بود و در اپلیکیشن به عنوان هزینه اضافه برای آن واحد قید می گردد.در میهمانی های شبهای غیر تعطیل بعد از ساعت 22 و در شبهای تعطیل بعد از ساعت 24 رعایت سکوت کامل ساختمان (چه از جهت صدای میهمانان و چه از لحاظ صدای موسیقی) الزامی است.استفاده از پارکینگ جهت برگزاری مجالس اختصاصی ساکنین صرفاً با اجازه مدیر و کسب رضایت تمامی ساکنین امکانپذیر خواهد بود. در این صورت جهت جبران هزینه های تحمیلی به ساختمان لازم است معادل چهار ماه شارژ به صندوق پرداخت گردد.قراردادن اشیاء و آسیب رساندن به پوشش عایق کف پشتبام (ایزوگام) ممنوع است و در صورت این اتّفاق جبران هزینه های تعمیرات بر عهده واحد آسیب زننده می باشد.اجرای این مقررات برای تمامی ساکنین و مالکین ساختمان الزامی است.مدیر مکلّف است این مقررات را به هر یک از مالکین یا ساکنین جدید ساختمان از طریق بخش قوانین ساختمان و یا بخش تابلوی اعلانات در اپلیکیشن ابلاغ نماید تا تمامی ساکنین از آن ها مطلع گردند و در صورت عدم رعایت توجیهی برای بی اطلاعی آن ها وجود نداشته باشد.
در پایان
مدیریت ساختمان شامل طیف گسترده ای از خدمات، شایستگی ها، فرایند ها و ابزار های مورد نیاز را شامل می شود اما شما می توانید تمام این کار ها را به برنامه مدیریت ساختمان هومتیک به سپارید. این برنامه برای اطمینان از کار های انجام شده، تمام کار های مربوط به امور ساختمان را تک به تک انجام داده و به شما اعلام خواهد کرد.
